Cómo escoger un nuevo ERP (o programa de facturación) (I)

Acabó el cierre anual, llevamos todo el año viendo las deficiencias de nuestro sistema informático (ERP), y creemos que es hora de cambiar. Ante todo y antes de ponernos manos a la obra os haría estas recomendaciones, pero os tengo que advertir que NUNCA un sistema informático va a resolver nuestras carencias organizativas, si la empresa no está bien organizada, la informatización no va a resolver dicho problema, es más lo puede agravar.

Los consejos que os ofrezco son:

1. Realizar un inventario de todos nuestros procesos, de todos, de todas las tareas que realizamos en nuestra empresa, por ejemplo, simplemente en el área de ventas y logística podría haber los siguientes: recoger pedidos, envío de pedidos a almacén, preparación del pedido, elaboración del albarán, carta de porte, etiqueta transportista, ADR.

2. Determinación de los procesos clave de nuestra empresa. Evidentemente no todos los procesos son iguales, unos son críticos, otros no tanto y algunos son de importancia mínima.

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3. Determinación de los procesos a informatizar. Por ejemplo, el proceso de presupuestado es crítico, pero suele necesitar de tal flexibilidad que es muy dificil de estandarizar e informatizar en algunos sectores, a lo mejor es preferible hacerlo por Excel.

4. Determinar qué información necesitamos del sistema. Este punto es crucial, nuestro ERP tiene que estar orientado a la consecución de los objetivos de la empresa, y en segundo lugar a facilitar el trabajo de nuestros operarios. El principal objetivo en la implantación de un ERP es conseguir ínformación para alcanzar nuestros objetivos económicos. Si este punto no está claro nos puede retrasar, e incluso reventar la implantación, descubrir que Dirección necesita un dato que no se ha registrado puede llevar a la reorganización total del trabajo realizado.

Si hacéis esto ya os puede llevar un par de semanas y os puede adelantar una estimación del trabajo que implica la reorganización de vuestra empresa.

(continuará …)

Xabier Vázquez

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