La simplicidad en la empresa.

Ayer fui a hablar con una empresa que quiere un nuevo programa para facturar, los requisitos, los de siempre; “quiero algo sencillo”. Ahí está el quid de la cuestión: la sencillez. Pero el móvil más sencillo del mercado es el iPhone…

Estamos de acuerdo que para que las empresas sean más eficientes y efectivas, deberán simplificar los procesos, la complejidad es un lastre para el crecimiento de la productividad y la satisfacción laboral.

La pregunta sería: ¿En dónde simplificar?

La respuesta es clara, en los  procesos  (flujos de trabajo):  Aquí menos es más, cuantos menos pasos haya que dar para llegar al objetivo, más sencillo será y menos esfuerzo requerirá. Podéis echar un vistazo al post de  “DEFINICIÓN DE UN PROCESO: ejemplo del huevo frito.” para ver que es y cómo podemos definir un proceso.

Los pasos primordiales para la simplificación de los mismos son:

  • Priorizar: Determinar los procesos más importantes para la empresa.
  • Eliminar datos y pasos innecesarios:  Analizar nuestros procesos, buscando pasos innecesarios o demasiado engorrosos, es decir, ahorrarse pasos innecesarios para la consecución de los objetivos. Por ejemplo, cuando creamos la empresa decidimos crear tres series de facturación, ventas nuevas, mantenimientos y otra para hard. También definimos familias de artículos, programas, servicios y hard. Todo perfecto, pero realmente era información duplicada, nos complicaba la búsqueda de facturas, y la información sólo se sacaba a través de artículos. Hoy sólo tenemos una serie.
  • Eliminar procesos no necesarios. A veces no llega con eliminar datos y pasos innecesarios, a veces tenemos que eliminar procesos enteros.
  • Homogeneizar procesos. A veces complicar es simplificar, ¿qué significa esto? Imaginemos el proceso de creación de artículos en nuestro soft, unos artículos llevan el peso para el control del ADR y otros no , es más fácil indicarle al usuario “siempre pon el peso” (lo que implica buscar dicho dato), a decirle, “si lleva ADR le pones el peso si no, no se lo pones”, eso hace dudar al usuario y le lleva a error. En este caso, complicar el proceso (hacer que siempre le ponga el peso) simplifica el proceso.

 

La recta es el camino más corto, pero perdemos información en el camino. Hay que determinar cual información es relevante y cual no.

 

Logrando que nuestra empresa se simplifique haremos que sea más competitiva y más productiva.

 

“El progreso implica simplificar, no complicar” Bruno Munari (Diseñador Italiano)

desktop informática

 

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