Ayer fui a hablar con una empresa que quiere un nuevo programa para facturar, los requisitos, los de siempre; «quiero algo sencillo». Ahí está el quid de la cuestión: la sencillez. Pero el móvil más sencillo del mercado es el iPhone…
Estamos de acuerdo que para que las empresas sean más eficientes y efectivas, deberán simplificar los procesos, la complejidad es un lastre para el crecimiento de la productividad y la satisfacción laboral.
La pregunta sería: ¿En dónde simplificar?
La respuesta es clara, en los procesos (flujos de trabajo): Aquí menos es más, cuantos menos pasos haya que dar para llegar al objetivo, más sencillo será y menos esfuerzo requerirá. Podéis echar un vistazo al post de «DEFINICIÓN DE UN PROCESO: ejemplo del huevo frito.» para ver que es y cómo podemos definir un proceso.
Los pasos primordiales para la simplificación de los mismos son:
- Priorizar: Determinar los procesos más importantes para la empresa.
- Eliminar datos y pasos innecesarios: Analizar nuestros procesos, buscando pasos innecesarios o demasiado engorrosos, es decir, ahorrarse pasos innecesarios para la consecución de los objetivos. Por ejemplo, cuando creamos la empresa decidimos crear tres series de facturación, ventas nuevas, mantenimientos y otra para hard. También definimos familias de artículos, programas, servicios y hard. Todo perfecto, pero realmente era información duplicada, nos complicaba la búsqueda de facturas, y la información sólo se sacaba a través de artículos. Hoy sólo tenemos una serie.
- Eliminar procesos no necesarios. A veces no llega con eliminar datos y pasos innecesarios, a veces tenemos que eliminar procesos enteros.
- Homogeneizar procesos. A veces complicar es simplificar, ¿qué significa esto? Imaginemos el proceso de creación de artículos en nuestro soft, unos artículos llevan el peso para el control del ADR y otros no , es más fácil indicarle al usuario «siempre pon el peso» (lo que implica buscar dicho dato), a decirle, «si lleva ADR le pones el peso si no, no se lo pones», eso hace dudar al usuario y le lleva a error. En este caso, complicar el proceso (hacer que siempre le ponga el peso) simplifica el proceso.
Logrando que nuestra empresa se simplifique haremos que sea más competitiva y más productiva.
«El progreso implica simplificar, no complicar» Bruno Munari (Diseñador Italiano)
