Cuatro puntos básicos para una buen control de la información en la empresa.
Me preguntaba un cliente cuales son los puntos principales para saber lo que pasa en la empresa. Partiendo de la base que toda empresa tiene un Plan Director y Planes Operativos Anuales, o dicho de una manera tiene claro cuáles son las magnitudes que quiere controlar, los puntos básicos son estos:
- Existencia de un ÚNICO LUGAR para el almacenamiento de los datos.
- Información HOMOGÉNEA
- CONTROL EFECTIVO
- COMUNICACIÓN Interna
Punto 1.- Repositorio único.
Lo más escaso en una empresa es el tiempo, ganémoslo introduciendo la información en un único sitio, que cuando vayamos a buscar cualquier cosa, sepamos donde está. Es más importante saber dónde está la información que el tiempo que nos lleve introducirla, un error o un archivo inadecuado puede hacernos perder horas.
Punto 2: Información homogénea.
Cualquier información introducida en el repositorio tiene que ser homogénea. ¿qué significa esto? Qué toda unidad de información tenga asociados unos criterios, por ejemplo, cliente (o proveedor), artículo, proyecto, personal, etc de manera que con sólo conocer uno de ellos podamos acceder a dicha información.
Punto 3.- Control Efectivo.
No caigamos en la “avaricia” de querer conocer todos los detalles, podemos caer en el error de que los árboles no nos dejan ver el bosque. El control tiene que poder hacerse, tiene que ser efectivo, es mejor controlar 5 variables que intentar controlar 10. Deshagámonos de aquellas variables que supongan mucho esfuerzo y dificultad, ya que a la larga acabaremos dejándolas de lado o con mediciones superficiales y erróneas.
Punto 4.- Comunicación interna.
Las personas tienen que tener claros los objetivos de la empresa y los objetivos de su persona / puesto. Así como las incidencias, cambios en la estrategia, etc que se producen a lo largo del tiempo.
Conclusión
Para un buen control de una organización tenemos que centralizar la información en un único sistema, introduciéndola de una manera estructurada y homogeneizada, introduciendo la información necesaria y veraz, siendo además barata de conseguir, e informando a los miembros de la organización de la evolución de la misma.
En próximas semanas iremos analizando estos puntos más detenidamente.
| dsk |
| Xabier Vázquez |
| Director – Consultor |