Ayer fui a hablar con una empresa que quiere un nuevo programa para facturar, los requisitos, los de siempre; «quiero algo sencillo». Ahí está el quid de la cuestión: la sencillez. Pero el móvil más sencillo del mercado es el iPhone…

Estamos de acuerdo que para que las empresas sean más eficientes y efectivas, deberán simplificar los procesos, la complejidad es un lastre para el crecimiento de la productividad y la satisfacción laboral.

La pregunta sería: ¿En dónde simplificar?

La respuesta es clara, en los  procesos  (flujos de trabajo):  Aquí menos es más, cuantos menos pasos haya que dar para llegar al objetivo, más sencillo será y menos esfuerzo requerirá. Podéis echar un vistazo al post de  «DEFINICIÓN DE UN PROCESO: ejemplo del huevo frito.» para ver que es y cómo podemos definir un proceso.

Los pasos primordiales para la simplificación de los mismos son:

• Priorizar: Determinar los procesos más importantes para la empresa.
• Eliminar datos y pasos innecesarios:  Analizar nuestros procesos, buscando pasos innecesarios o demasiado engorrosos, es decir, ahorrarse pasos innecesarios para la consecución de los objetivos. Por ejemplo, cuando creamos la empresa decidimos crear tres series de facturación, ventas nuevas, mantenimientos y otra para hard. También definimos familias de artículos, programas, servicios y hard. Todo perfecto, pero realmente era información duplicada, nos complicaba la búsqueda de facturas, y la información sólo se sacaba a través de artículos. Hoy sólo tenemos una serie.
• Eliminar procesos no necesarios. A veces no llega con eliminar datos y pasos innecesarios, a veces tenemos que eliminar procesos enteros.
• Homogeneizar procesos. A veces complicar es simplificar, ¿qué significa esto? Imaginemos el proceso de creación de artículos en nuestro soft, unos artículos llevan el peso para el control del ADR y otros no , es más fácil indicarle al usuario «siempre pon el peso» (lo que implica buscar dicho dato), a decirle, «si lleva ADR le pones el peso si no, no se lo pones», eso hace dudar al usuario y le lleva a error. En este caso, complicar el proceso (hacer que siempre le ponga el peso) simplifica el proceso.

Logrando que nuestra empresa se simplifique haremos que sea más competitiva y más productiva.

«El progreso implica simplificar, no complicar» Bruno Munari (Diseñador Italiano)

El e-commerce  consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de Internet. Este servicio está teniendo un gran crecimiento en los últimos años y con previsiones de seguir creciendo.

Este crecimiento es debido a diversas causas siendo las principales:

• Mejora de la confianza del consumidor en los productos online;
• mayor oferta y gama disponibles, y;
• mayor comodidad para el cliente.

Es un mercado en alza que no para de crecer sobre todo en sectores como el turismo, como vemos en el siguiente gráfico:

Internet supone un acercamiento entre el fabricante y el consumidor permitiendo prescindir de los intermediarios, mayormente comercio tradicional.

Existen ejemplos donde se puede observar los beneficios que trae consigo el e-commerce:

• Analizar los artículos que se venden más (artículos de fácil comparación entre ellos, no se venden servicios,…)
•  Cambios en la logística, por ejemplo Zara tiene en sus tiendas las tallas más habituales, y en la web tiene todas permitiéndole llegar a todos los consumidores. Estos se prueban la prenda en tienda y piden su talla en la web. Esto hace que el mercado se amplíe pudiendo llegar a clientes que de otra manera es imposible.
• Internet permite que cualquier demanda se cubra, por ejemplo “plátanos rojos con topos verdes”, en una tienda tradicional se pudriría, en Internet llegamos a todo el mundo y se venderá.

En cuanto a cuota de mercado actual, España es la que más crece en toda Europa, aunque aún sigue atrás con respecto a otros países europeos donde el Reino Unido es el líder.

Como vemos en el gráfico el crecimiento del volumen de negocio mediante comercio electrónico, está a niveles de dos dígitos.

Otra de las claves de que se esté produciendo este boom es por las facilidades de pago y envío existentes, que cada vez ofrecen mayor seguridad a los clientes.

En definitiva el presente está en el comercio electrónico debido a que se encuentra en fase de crecimiento y expansión. Ya se ha convertido en uno de los pilares de la transformación digital.

Las personas somos reticentes al cambio, los usuarios de una aplicación no son menos y normalmente se resisten al cambio y eso es uno de los puntos críticos a la hora de implantar un nuevo software de gestión en la empresa.

Esta gestión del cambio  (preparar a las personas para aceptar el cambio) es misión del gerente de la empresa o el encargado de liderar el proyecto de implantación dentro de la misma.

Esta persona debe conocer que los cambios generan incertidumbre pero en la actualidad, donde los negocios están en constante evolución, las personas trabajadoras están obligadas a adaptarse o ser despedidas.

Para la realización del cambio debe haber una buena comunicación con los empleados para convencerles de que el cambio es a mejor, y les va hacer el trabajo más sencillo.

No hay que imponer y no excluir a los empleados en la toma de decisiones sobre la elección de la herramienta, hay que tener en cuenta su opinión. Debemos mantenerlos informados de los avances del proyecto, así como los problemas y soluciones que se han ido encontrando.

Que haya una buena comunicación es muy importante para poder conocer las necesidades, expectativas y opiniones de otras personas dentro de la empresa. Para asegurarse de que todos entienden el porqué del cambio y así mantener al equipo motivado.

Siguiendo estas recomendaciones nos aseguramos tener a los empleados implicados con el proyecto y así poder conseguir que la implantación del software de gestión logre los objetivos deseados.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Desde hace unos años la administración ha obligado a su uso, con lo que se podría decir que el 50% de las facturas emitidas en España, ya son digitales. La mayoría de empresas y autónomos empiezan a utilizar ya la facturación electrónica tanto con sus clientes, como con sus proveedores.

Por ello cada vez más empresas están tomando ejemplo e implementando este servicio, debido a que presenta numerosas ventajas:

• Ahorro económico. Simplente el ahorro en sellos, para una empresa que emita 3000 facturas anuales es de casi 1.500€ anuales.
• Rapidez. Un sólo click y la factura está en el cliente. Ni imprimimos, ni doblamos, ni ensobramos, ni la llevamos al buzón.
• Seguridad. El certificado digital hace que la seguridad jurídica sea mayor.
• Cuida el medio ambiente. Ni folios, ni sobres ni transporte, todo ello se ahorra en emisiones.
• Reducción del espacio necesario. Todas nuestras facturas están ahora en el disco duro, ya podemos tirar los azetas.
• Mejora de la imagen de la empresa. Nuestra empresa parecerá más moderna y eficiente.
• Mayor control documental. Al incrementar y mejorar el acceso a las facturas y evitar traspapeleos en el almacenaje.
• Integración con el ERP: El emisor puede emitir y enviar la factura en un solo clic.

Si nuestra empresa no cuenta con este servicio seria hora de plantearse la implantación de la factura electrónica. Por las ventajas ya enumeradas, además sería ideal para empresas que buscan agilizar y optimizar sus procesos.

Más temprano que tarde se acabara extendiéndose a la totalidad de empresas.

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Las medidas preventivas básicas que toda empresa tiene que tener implantadas, son:

• Realizar periódicamente copias de seguridad de nuestros datos. Recomendamos hacer copias mensuales, semanales y diarias. De las mensuales guardaremos hasta seis meses atrás, de las semanales 4 atrás y diarias, 7 atrás. Así si estamos infectados por un virus y lo detectamos después de llevar infectados unos días, o incluso meses, podremos acceder a nuestros datos.
• Aislar las copias de seguridad. Por ejemplo, el gerente puede llevar a su casa una copia por si hubiera un incendio. O tener varios discos duros externos e ir alternando, por si se infecta una copia tener, otro dispositivo.
• Tener el software y el equipo actualizado. Tapa los agujeros de seguridad detectados.
• Instalar un antivirus y tenerlo actualizado.
• Analizar periódicamente el disco duro en busca de virus.
• Evitar descargar archivos de lugares desconocidos.
• Tener especial cuidado con los archivos recibidos a través del correo electrónico, no abrir archivos de usuarios desconocidos. Ante la duda ponerse en contacto telefónico con el remitente, o incluso borrarlo.
• Poner contraseñas a sus sistemas. Las contraseñas son individuales e INTRANSFERIBLES, no se apuntan en sitios visibles ni se comunican en voz alta.
• No utilizar contraseñas fáciles de adivinar; de 8 dígitos, con números, minúsculas, mayúsculas y algún símbolo, debería de ser suficiente.

Todos los componentes de un sistema informático están expuestos a un ataque. Por ello es primordial poner en práctica estas medidas preventivas para evitar disgustos. Hay que tener en cuenta que a veces aún aplicando estas medidas podemos ser víctimas de un ataque informático por ello siempre tenemos que estar alerta.

Existen diferentes tipo de ataques informáticos, los más comunes son:

• Troyanos: Software malicioso que se presenta al usuario como un programa legitimo e inofensivo, pero una vez instalado el hacker tiene acceso remoto al equipo infectado, pudiendo atacar a otros equipos desde el nuestro, convirtiéndonos en un equipo «zombi», pudiendo tener problemas con la policía.
• Virus: Tienen como objetivo alterar el funcionamiento del ordenador, sin que el usuario se dé cuenta, borrandonos datos o incluso formatando el disco duro (por experiencia propia).
• Programas trampas (phising): Simulación de una página de un banco o de otra empresa que te pide que le facilites tus datos y contraseñas para acceder a tus cuentas.
• DoS (Denegación de servicios): Consiste en solicitar datos de una manera masiva a nuestros sistemas, con el fin de bloquearlo. Su principal objetivo es afectar a todos los servicios y paralizar la empresa.

En definitiva, es conveniente adoptar medidas preventivas para evitar este tipo de ataques informáticos así como disponer de protocolos de actuación para estos supuestos. Solicitemos a nuestro proveedor de servicios informáticos un plan de contingencia ante estos casos.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

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Como ya comentamos en un post anterior http://dskconecta.net/cultura-empresarial/software-gestion-empresa/ antes de elegir un software de gestión hay que tener en cuenta unos puntos básicos previos a su elección.

Una vez ya elegido el software adecuado, llega el momento de su implantación, un proceso no menos importante. Lo primordial antes de su implantación es tener en cuenta que no es una tarea simple y rápida, pero que a cambio se obtendrá numerosos beneficios para la empresa.

Para evitar que sea más costoso de lo previsto o que se tardara más tiempo en implantarlo, hay que seguir ciertos pasos básicos para su correcta implantación:

  1. Planificar cuidadosamente cada etapa del proceso, es decir la empresa tiene que tener las cosas claras de lo que quiere antes de empezar. En este punto tenemos que definir claramente los objetivos y los procesos que se producen dentro de la empresa. Así los procesos deberemos de:

• Enumerarlos,
• Priorizarlos, y
• Determinar qué información necesitamos en cada uno de ellos para hacer el proceso.

Es muy importante elaborar este plan para así poder transmitir los requisitos específicos al proveedor del software para que tenga claro lo que la empresa necesita, además debemos tener clara la información que tenemos que sacar del programa y asegurarse que el software de gestión lo pueda llevar a cabo.

2. La Comunicación. Es muy importante que sea fluida durante todo el proceso entre la empresa y el proveedor del software, para así poder aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir y evitar problemas mayores. No dude o tenga reparo en pedir ayuda a los proveedores del software, ya que son los que más conocen el producto y mejor le podrán asesorar.

3. Seleccionar las personas  adecuadas dentro de la empresa, a poder ser que tengan experiencia en este tipo de programas, para que sea más fácil su implantación y procurar que estén  implicadas en el proceso. Si no es posible encontrar a personal con experiencia, que la empresa proveedora del software proporcione un programa de formación para los empleados. Es importante designar un responsable de implantación, y que este disponga de los recursos necesarios, sobre todo tiempo.

  4. Desarrollar el software de gestión. Una vez ya aclarado cuales son las necesidades de la empresa, sus objetivos y los procesos que hay dentro de la empresa están ya definidos. Hay que adaptar y configurar el software para que se adecue a ellos, lo que implica que el proveedor del software lo desarrolle para adecuarlo a las peculiaridades de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el software de gestión se seguirá actualizando a medida que la empresa evolucione en el futuro y adaptándose a sus necesidades futuras.

Hay que tener muy en cuenta estos pasos ya que según un estudio realizado en 2013: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de su software.

Una vez implantado con éxito en su totalidad el software de gestión: instalada la infraestructura necesaria, migración de datos…  La siguiente etapa será la de mantenimiento y que próximamente haremos hincapié en nuestro blog.

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• Representativo: ten que dar datos significativos sobre o que se intenta medir
• Sensible: ten que variar de xeito visible para mostrar os cambios no valor que representa
• Rentable: a súa obtención ten que ser posible e a súa utilidade ten que compensar o esforzo de recopilar, calcular e analizar eses datos
• Fiabilidade: teñen que vir de medicións obxectivas
• Relativo no tempo: os datos teñen que ser comparables no tempo e teñen que amosar tendencias.

O obxetivo da mellora continua do sistema de xestión de calidade é incrementar a probabilidade de aumentar a satisfacción dos clientes e doutras partes interesadas. As seguintes accións están destinadas á mellora:

• A análise e a evaluación evaluación da situación existente para identificar áreas para a mellora
• O establecemento de obxetivos para a mellora
• A busca de posibles solucións para lograr os obxetivos
• A evaluación de ditas solucións e a súa selección
• A implementación da solución seleccionada
• A medición, verificación, análise e evaluación dos resultados da implementación para determinar que se alcanzaron os obxetivos
• A formalización dos cambios

Moitas veces as empresas pensan na estandarización de procesos como un método de venda para acadar certa tipoloxía de clientes que buscan a excelencia non so no produto ou servizo senon tamén nos procesos que a empresa leva a cabo.

Pero moitas veces é unha pena que o esforzo, tanto de cambio de filosofía como de adaptación os estándares de calidade así como económico, quede só nunha ferramenta de marketing. Este tipo de cambios na organización pódense aproveitar para acadar unha mellora en outros moitos ámbitos como son a operativa, a loxística e incluso procedementos administrativos e financeiros. É dicir, non so podemos fixar uns estándares de procedemento e calidade a nivel fabril senón que o podemos levar a calquera eido da empresa. Realmente o esforzo paga a pena a medio/longo prazo, aínda que se vexa como un atranco á hora de cambiar o xeito diario de traballar.

Esta estandariación ten que ir ligada a uns obxectivos que han de estar redactados nun Plan Estratéxico, Director ou de Acción onde estes estean traducido a rutas a seguir para acadalos.

Polo tanto a vantaxe de ver a estandarización como unha oportunidade de marketing a podemos ver como unha oportunidade para un cambio estructural na empresa que axudará a acadar os obxectivos desexados.