Recordad que este programa generaba a partir de un Excel; el asiento contable, el asiento de IVA y la previsión de cobros. El programa le la línea del Excel y busca el CIF en Dimoni , si no está sugiere una nueva cuenta del grupo 43.

Si tienes una asesoría y tienes Dimoni, este programa te va a ahorrar horas de trabajo.

SAUDE para todos.

En julio de 2019, acabó el soporte de Microsoft para el SQL Server 2018 y 2018 R2. Esto supone que cualquier amenaza de seguridad que se detecte no será resuelta y, por ende, supone que ningún programa que almacene sus datos en este programa se arriesgue a perder los datos.

En Desktop trabajamos con una de las aplicaciones de gestión más potentes del mercado, Exact Dimoni, cuya próxima actualización no dejará instalarse en el SQL 2008.

¿Cómo comprobamos que versión tenemos en nuestro servidor?

Para ello entramos en el servidor como administrador y buscamos «SQL» nos aparecerá el «Management studio», lo ejecutamos y saldrá la presentación que nos indica la versión.

Otra manera es buscar en la ayuda de este mismo programa.

¿Cuántas licencias necesitamos?

Para Exact Dimoni, necesitaremos tantas como usuarios de Dimoni más una licencia para el servidor. Las licencias de Dimoni se miran en la ayuda del programa, en la opción de Acerca de…

En este caso sumarían 10 licencias, más la licencia de servidor 11.

Para los que disfrutan de Exact Synergy, hay que ir Sistema > Instalación> Licencia> Info>

Ya está aquí el cambio en la gestión del IVA, las actualizaciones en las nuevas tecnologías llegan también a la agencia tributaria. A partir del  1 de Julio de 2017 entra en vigor con carácter obligatorio  el nuevo Sistema de Información Inmediato del IVA (SII) para:

• Las empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)
• Las Grandes Empresas (facturación superior a 6 millones de €)
• Las empresas voluntariamente acogidas
• Y los Grupos de IVA

Pero, ¿qué es el Suministro Inmediato de Información (SII)?

La AEAT lo define como un cambio del sistema de gestión actual del IVA, en el que se pasa a un nuevo sistema de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la misma, mediante el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación.

Las empresas acogidas al SII están obligados a llevar los siguientes Libros Registro:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Para ello deberán remitir a la AEAT los detalles sobre su facturación. Así se irán configurando casi en tiempo real los distintos Libros Registro. El envío de esta información se realizará por vía electrónica. No hay que enviar las facturas, lo que hay que remitir son los campos de los registros de facturación.

Para enviar los registros se establece un plazo general de cuatro días para la remisión electrónica de la información desde la fecha de expedición de la factura, o desde que se produzca su registro contable (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales). Sin embargo, durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (también excluidos sábados, domingos y festivos nacionales).

 Ventajas e implicaciones del nuevo SII

• Se reducirán las obligaciones formales, se suprime la obligación de presentar los modelos 347, 340 y 390, así como la elaboración de los Libros Registros de IVA.
• Se facilitará la obtención de “Datos Fiscales”, ya que en la Sede electrónica se dispondrá de un Libro Registro “declarado” y otro “contrastado” con la información de contraste procedente de terceros que pertenezcan al colectivo de este sistema o de la base de datos de la AEAT.
• Se obtendrá una ampliación de diez días del plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas.
• Se van a reducir los plazos de realización de las devoluciones, al disponer la AEAT de la información en tiempo casi real y de mayor información sobre las operaciones.
• Reducción de los plazos de comprobación.
• Y una disminución de los requerimientos de información, ya que muchos de los requerimientos actuales tienen por objeto solicitar las facturas o datos contenidos en las mismas para comprobar determinadas operaciones.

Gracias a las soluciones cada vez más sofisticadas que existen en el mercado, el tejido empresarial se va a adaptar de forma ágil y sencilla al nuevo sistema. Va a implicar tener que revisar y realizar cambios en los procesos internos.

Debemos tener en cuenta, que este cambio no solo afecta a aquellas empresas que tengan que presentar el SII con carácter obligatorio o se adhieran de forma voluntaria. De manera indirecta afecta también a las empresas que emitan facturas contra las éstas. Teniendo que prestar mayor atención a los procesos de facturación.

Para más  información consultad AEAT (PDF)

Las personas somos reticentes al cambio, los usuarios de una aplicación no son menos y normalmente se resisten al cambio y eso es uno de los puntos críticos a la hora de implantar un nuevo software de gestión en la empresa.

Esta gestión del cambio  (preparar a las personas para aceptar el cambio) es misión del gerente de la empresa o el encargado de liderar el proyecto de implantación dentro de la misma.

Esta persona debe conocer que los cambios generan incertidumbre pero en la actualidad, donde los negocios están en constante evolución, las personas trabajadoras están obligadas a adaptarse o ser despedidas.

Para la realización del cambio debe haber una buena comunicación con los empleados para convencerles de que el cambio es a mejor, y les va hacer el trabajo más sencillo.

No hay que imponer y no excluir a los empleados en la toma de decisiones sobre la elección de la herramienta, hay que tener en cuenta su opinión. Debemos mantenerlos informados de los avances del proyecto, así como los problemas y soluciones que se han ido encontrando.

Que haya una buena comunicación es muy importante para poder conocer las necesidades, expectativas y opiniones de otras personas dentro de la empresa. Para asegurarse de que todos entienden el porqué del cambio y así mantener al equipo motivado.

Siguiendo estas recomendaciones nos aseguramos tener a los empleados implicados con el proyecto y así poder conseguir que la implantación del software de gestión logre los objetivos deseados.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Desde hace unos años la administración ha obligado a su uso, con lo que se podría decir que el 50% de las facturas emitidas en España, ya son digitales. La mayoría de empresas y autónomos empiezan a utilizar ya la facturación electrónica tanto con sus clientes, como con sus proveedores.

Por ello cada vez más empresas están tomando ejemplo e implementando este servicio, debido a que presenta numerosas ventajas:

• Ahorro económico. Simplente el ahorro en sellos, para una empresa que emita 3000 facturas anuales es de casi 1.500€ anuales.
• Rapidez. Un sólo click y la factura está en el cliente. Ni imprimimos, ni doblamos, ni ensobramos, ni la llevamos al buzón.
• Seguridad. El certificado digital hace que la seguridad jurídica sea mayor.
• Cuida el medio ambiente. Ni folios, ni sobres ni transporte, todo ello se ahorra en emisiones.
• Reducción del espacio necesario. Todas nuestras facturas están ahora en el disco duro, ya podemos tirar los azetas.
• Mejora de la imagen de la empresa. Nuestra empresa parecerá más moderna y eficiente.
• Mayor control documental. Al incrementar y mejorar el acceso a las facturas y evitar traspapeleos en el almacenaje.
• Integración con el ERP: El emisor puede emitir y enviar la factura en un solo clic.

Si nuestra empresa no cuenta con este servicio seria hora de plantearse la implantación de la factura electrónica. Por las ventajas ya enumeradas, además sería ideal para empresas que buscan agilizar y optimizar sus procesos.

Más temprano que tarde se acabara extendiéndose a la totalidad de empresas.

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Dentro de la empresa hay que tener en cuenta que habrá empleados que no tengan conocimientos previos en lo que es un software de gestión y como usarlo. Por eso cobra vital importancia tener un programa de formación impartido por el proveedor del software para que se familiaricen con la herramienta.

En la planificación de la formación hay que tener en cuenta una cosa, tiene que haber una persona que conozca al 100% la aplicación, y otra «suplente», para cuando la primera coja vacaciones. Estas dos personas tienen que conocer al máximo las posibilidades de la empresa.

Después, cada departamento / sección, tiene que tener usuarios avanzados. Por último, están los usuarios finales. La formación para cada uno de estos tres tipos de usuarios («superusuarios», usuarios avanzados, y usuarios finales) será distinta.

Esta formación podrá ser online o presencial dependiendo de las necesidades de los usuarios. Deberá realizarse en el momento en el que se está implantando el software y no después, para que así una vez ya instalado los usuarios puedan ponerlo en marcha teniendo unos conocimientos previos y así no ocasionar pérdida de tiempo, y no empezar de cero.

Esta inversión en formación no es solo para el trabajador, sino también para la empresa , debido a que para ambos supone una inversión para enfrentar los retos del futuro.

También es necesario que las herramientas de formación utilizadas sean eficaces. Para ello es muy importante que los empleados no sientan que la formación que están realizando sea una pérdida de tiempo. La formación tiene que estar adaptada y personalizada a las necesidades y conocimientos previos de cada empleado.

Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora de las competencias del empleado en el correcto uso sacándole el máximo beneficio al software de gestión.

En definitiva la formación es primordial en el proceso de implantación, para que los usuarios se adapten mejor a los cambios y así minimizar los errores.

«Sólo hay algo mas caro que formar a las personas y que se marchen; no formarlos y que se queden»  Henry Ford

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• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

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La mayoría de empresas a pesar de tener sus singularidades comparten problemas similares y recurren a un software de gestión para solucionarlos.  Los problemas más comunes suelen ser:

• Bajos niveles de productividad. Se detecta mediante la comprobación de los ratios de facturacion/persona, con los de la competencia, en bases de datos como einforma, Ardán, etc
• Ausencia de modernización. Departamentos que no usan la tecnología y pierden eficiencia y productividad por carecer de ella.
• (Des)Control de inventarios. El control de stock es fundamental en las empresas de distribución, si no nos podemos fiar de nuestro sistema de información, habrá que analizar las causas, si es por problemas de nuestros procesos o es que nuestro programa no es capaz de integrarlos.
• Falta de organización interna. La falta de organización interna es el problema fundamental de las empresas, hay que tene en cuenta que la introdución de un nuevo software, no va a solucionarlo, incluso se podría agravar. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de software es necesario solventar estos problemas.
• Redundancia de introducción de datos. Es la manera más fácil de detectar la necesidad de cambio, cuando hay personas picando los mismos datos en diferentes fases del proceso general, o incluso diferentes programas.
• Diferentes softwares dentro de la empresa. Está relacionado con el punto anterior, bien en nuestro software, bien en distintos se están introduciendo los mismos datos dos veces.

Estos problemas son los más comunes pero existen muchos otros, la empresa debe precisar con claridad cuáles son,  para que así el software de gestión sea el más adecuado y tenga éxito su implantación.

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Como ya comentamos en un post anterior http://dskconecta.net/cultura-empresarial/software-gestion-empresa/ antes de elegir un software de gestión hay que tener en cuenta unos puntos básicos previos a su elección.

Una vez ya elegido el software adecuado, llega el momento de su implantación, un proceso no menos importante. Lo primordial antes de su implantación es tener en cuenta que no es una tarea simple y rápida, pero que a cambio se obtendrá numerosos beneficios para la empresa.

Para evitar que sea más costoso de lo previsto o que se tardara más tiempo en implantarlo, hay que seguir ciertos pasos básicos para su correcta implantación:

  1. Planificar cuidadosamente cada etapa del proceso, es decir la empresa tiene que tener las cosas claras de lo que quiere antes de empezar. En este punto tenemos que definir claramente los objetivos y los procesos que se producen dentro de la empresa. Así los procesos deberemos de:

• Enumerarlos,
• Priorizarlos, y
• Determinar qué información necesitamos en cada uno de ellos para hacer el proceso.

Es muy importante elaborar este plan para así poder transmitir los requisitos específicos al proveedor del software para que tenga claro lo que la empresa necesita, además debemos tener clara la información que tenemos que sacar del programa y asegurarse que el software de gestión lo pueda llevar a cabo.

2. La Comunicación. Es muy importante que sea fluida durante todo el proceso entre la empresa y el proveedor del software, para así poder aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir y evitar problemas mayores. No dude o tenga reparo en pedir ayuda a los proveedores del software, ya que son los que más conocen el producto y mejor le podrán asesorar.

3. Seleccionar las personas  adecuadas dentro de la empresa, a poder ser que tengan experiencia en este tipo de programas, para que sea más fácil su implantación y procurar que estén  implicadas en el proceso. Si no es posible encontrar a personal con experiencia, que la empresa proveedora del software proporcione un programa de formación para los empleados. Es importante designar un responsable de implantación, y que este disponga de los recursos necesarios, sobre todo tiempo.

  4. Desarrollar el software de gestión. Una vez ya aclarado cuales son las necesidades de la empresa, sus objetivos y los procesos que hay dentro de la empresa están ya definidos. Hay que adaptar y configurar el software para que se adecue a ellos, lo que implica que el proveedor del software lo desarrolle para adecuarlo a las peculiaridades de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el software de gestión se seguirá actualizando a medida que la empresa evolucione en el futuro y adaptándose a sus necesidades futuras.

Hay que tener muy en cuenta estos pasos ya que según un estudio realizado en 2013: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de su software.

Una vez implantado con éxito en su totalidad el software de gestión: instalada la infraestructura necesaria, migración de datos…  La siguiente etapa será la de mantenimiento y que próximamente haremos hincapié en nuestro blog.

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Para ello deberemos formularnos unas ciertas preguntas para conocer mejor nuestras necesidades:

– ¿Cuáles son los procesos clave de la empresa?

Es vital hacer una lista de los procesos que hacemos en la empresa, en todas las empresas se compra, se vende e incluso se transforma o fabrica. Por ejemplo, una distribuidora de perfumería de alta gama y una distribuidora de material médico de elevado precio. Diríamos que ambas son iguales y sus procesos los mismos.

Pues no, la primera centrará sus esfuerzos en la venta y en la actividad comercial pues el margen es elevadísimo 400% o 500%, el proceso fundamental será la venta. En la segunda, el control de stock es fundamental la pérdida de una prótesis de 800€ de coste no es lo mismo que perder un par de gafas de 10€ de coste.

– ¿Cuáles son las particularidades del sector?

Una empresa de distribución de carne o alimentos tiene por obligación llevar una trazabilidad y un control de caducidades. Una distribuidora de material informático tendrá especial cuidado en la obsolescencia de su material. Un almacén de una constructora tendrá como principal objetivo controlar el material que se imputa a cada obra.  No todos los sectores son iguales.

– ¿Cuáles son las perspectivas de futuro de la empresa?

Toda empresa debería de tener definido su plan estratégico, los objetivos planteados (y cuantificados) tienen que ser controlados. Definiendo estas necesidades sabremos las carencias de información, y por lo tanto de nuestro software, y donde tendremos que completarlo y/o sustituirlo.

Si un objetivo estratégico es la implantación de un sistema de control de la tesorería, tendrá que buscar un programa con tesorería o adquirir un módulo. Si mi objetivo es mejorar mis ventas, necesitaré un módulo de CRM.

– ¿Cuáles son las peculiaridades de los clientes y proveedores?

Los que trabajan con El Corte Inglés y otras grandes superficies lo saben. Los requisitos de información y logística de estos son bestiales, muy distintos al del pequeño comercio. Exigirá el EDI para poder trabajar, con lo que nuestro sistema deberá poder enlazar con el mismo.

Si trabajamos con la administración pública tendré que poder enviar factura electrónica.

Si mi proveedor es un monopolio (o casi) y me exige que le introduzca en su sistema los pedidos y facturas, tendré un programa adecuado.

Procesos – Sector – Planificación – Terceros

Haciéndonos estas preguntas encontraremos las respuestas para saber lo que buscamos y necesitamos.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es