Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Recuperado de https://infoautonomos.eleconomista.es/blog/gestion-documental-pymes-autonomos/ – Artículo original de Marina Rivero.

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Todo esto es posible gracias al Big data.

Vamos a ver en este post qué es el Big Data y qué ventajas tiene para las pymes. Recalcar que no solo las grandes corporaciones pueden sacar partido del análisis de datos, existe el concepto llamado “Small Data” entendido como Big Data para pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es el Big Data?

“Denominamos Big Data a la gestión y análisis de enormes volúmenes de datos que no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los límites y capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la captura, gestión y procesamiento de datos.”

El Big data se define también a través de las conocidas como las 5 V’s (que inicialmente eran 3): volumen, velocidad, variedad, veracidad y valor.

¿Qué ventajas aporta el Big Data a las pymes?

Las principales ventajas que aporta el análisis de datos a las empresas serían:

• Toma de decisiones bien informadas: Permite tomar decisiones fundamentadas que mejoren la organización. Por ejemplo, si cuentas con locales comerciales puedes tomar decisiones con respecto a cada uno de ellos (rendimientos, rotación, etc.).
• Optimizar flujos de trabajo: Optimizar procesos permite ganar tiempo y mejorar el rendimiento de la empresa. El correcto análisis de datos permite identificar los “cuellos de botella” dentro de nuestros procesos y eliminarlos.
• Identificar tendencias y lanzar nuevos productos al mercado: En la actualidad a través de internet y otros medios los consumidores aportamos información sobre nuestros gustos, haciendo que las empresas los identifiquen y a apuesten por nuevos productos. Por ejemplo, la serie House of Cards de Netflix está hecha a partir del análisis de los gustos de los consumidores.
• Segmentar y optimizar tus acciones comerciales con tus clientes: En el entorno actual es primordial conocer a tu cliente “ideal”, pero también lo es segmentar correctamente el conjunto de tus clientes. Con una correcta segmentación podrás ofrecerles aquello que les interesa y necesitan.
• Mejorar la satisfacción de tus clientes: Saber en todo momento lo que pasa con tus clientes (consumos, sugerencias, oportunidades, necesidades, etc.) te permite dar un mejor servicio e identificar aquellos productos que más interesan y cuáles no.

Existen en el mercado muchas herramientas que se adaptan tanto a las necesidades como al presupuestos de todo tipo de empresas. Si necesitas un software completo que te permita analizar tus ventas, gestionar tu stock, definir tus procesos, controlar flujos de trabajo, y elaborar informes detallados cuenta con nosotros. Te llamamos y asesoramos.

Nuestros programas en la nube te ayudarán a gestionar de forma eficiente tu negocio. Podrás extraer y analizar datos que te servirán para tomar decisiones bien informadas y reaccionar de la mejor forma posible ante cualquier contingencia.

Nueva versión del formato de la factura electrónica 

Estas modificaciones afectan a los sujetos pasivos obligados a presentar factura electrónica ante las Administraciones Públicas.

Está prevista la entrada en vigor de un modelo semántico común para la recepción de todas las facturas electrónicas por las Administraciones de todos los estados de la UE en lo todo lo referido a contratación pública.

• En la Administración General del Estado, será exigible a partir del 27 de noviembre de 2018.
• En el resto de administraciones territoriales, se podrá disponer de un plazo superior.

Las modificaciones en el XML, serán mediante la introducción de etiquetas específicas que van a recoger:

1. Para la documentación acreditativa de cesiones: se añaden nuevos campos para identificar la referencia electrónica de los documentos de cesión de crédito derivados de la factura:
   • Poderes acreditativos de la representación
   • Poderes acreditativos de la cesión
   • Acuerdo de la cesión
2. Fecha de expedición de la factura rectificada
3. Descripción general de la factura
4. A nivel de factura, la referencia del expediente de contratación cuando la factura se refiera a un solo contrato o pedido.
5. Pagos en especie, motivo por el que existe el pago y el importe del mismo.

Se añade una nueva unidad, el Kilovatio por hora (KWh), a la tabla de tipos de unidades del esquema de Facturae.

Se añade el formato HTML a los formatos aceptados para documentos adjuntos a la factura.

La entrada en vigor es para el día 25/02/2018.

Más información en: http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2017-9982

Es esta una de las profesiones de moda, cada vez más empresas cuentan un Controller de gestión en sus equipos. Pero, ¿qué entendemos por Controller de gestión?

A raíz de la inestabilidad financiera vivida en los últimos años ha aumentado de forma significativa la necesidad de contar con la figura del Controller de gestión. Una persona encargada de proporcionar a los directivos de la empresa aquellos instrumentos necesarios para la gestión y la toma de decisiones óptima de la empresa que evite situaciones de desequilibrio. Se trata de un perfil analítico que se centra en obtener datos que luego transforma en información.

A continuación, veremos las funciones que desempeña un controller y por qué tu empresa debería contar con uno.

Las funciones de Controller pueden ser distintas según la empresa o según el sector. En términos generales se encarga del control de gestión de la empresa, su cometido es ayudar a alcanzar los objetivos tanto operativos como estratégicos. Necesita estar en contacto permanente con todos los departamentos de la empresa (Administración, Dirección General, Comercial, Marketing, RRHH, Finanzas, etc.), realizando siempre más que labores de control labores de gestión. Más que mandar hacer, se trata de ayudar a hacer.

La siguiente relación de tareas y responsabilidades abarcan las funciones del Controller en una empresa cualquiera:

• Diseño de la estrategia contable (planes de cuentas, nivel de detalle, etc.).
• Gestión de la planificación (presupuesto, centros de coste, etc.) y seguimiento.
• Cálculo de productividad y rentabilidades.
• Reporting a la dirección y otras fuentes de toma de decisiones internas en la empresa. Elaboración de cuadros de mando.
• Control de los gastos operativos.
• Levantamiento de riesgos y oportunidades de negocio.
• Soporte a la dirección en la toma de decisiones.

¿Qué habilidades necesita tener un Controller de gestión para realizar de manera efectiva su actividad?

• Conocer las dinámicas del sector para el cual trabajan. Esto le ayudará a entender las cuestiones que se van a plantear en el día a día, los objetivos de la empresa y, tomar así las mejores decisiones.
• Conocimientos ofimáticos. Dominio de Excel y de bases de datos.
• Conocimientos contables y administrativos. Mayoritariamente cuentan con formación en Económicas o Empresariales. Más allá de la clásica contabilidad financiera, el controller debe saber realizar análisis a niveles de costes
• Optimización de procesos.  Siempre con el objetivo de mejorar, analiza los procesos de la empresa y los rediseña para hacerlos más óptimos.
• Conocer herramientas de planificación estratégica.
• Estar familiarizado con los ERP.

¿Cómo ayuda en la pyme tener un Controller?

Es primordial que el Controller tenga vocación analítica, analiza la cuenta de resultados y ayuda a diseñar una estrategia que ayude a mejorarlos, tanto si éstos son satisfactorios pero mejorables como si no lo son.

“El controller es un vigilante y un guía, que vela para que el negocio vaya por la senda de que lleva hacia la rentabilidad y el éxito empresarial y que, en caso de desviarse, propone soluciones para retomar el camino correcto. Un controller, además, es un perfil ideal para iniciar nuevas aventuras empresariales, como es el caso de la apertura de nuevos mercados o el arranque de un proceso de internacionalización del negocio.” (BBVA)

La Agencia Tributaria ha establecido dos semanas de pruebas para el nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA y entre el 19 y el 29 de junio se podrán realizar envíos en el entorno real, pero sin trascendencia tributaria, según ha informado el organismo tributario en su página web.

Excepcionalmente y con objeto de que se puedan realizar pruebas de conexión en el entorno de producción, entre el 19 de junio y el 29 de junio se podrán realizar envíos en el entorno real, pero sin trascendencia tributaria.

Todas las facturas recibidas en ese periodo serán borradas físicamente del entorno de producción el día 30 de junio de 2017, que a tales efectos permanecerá cerrado ese día.

Además, todos los envíos de facturas realizados en el entorno de producción, incluidos los enviados entre el 19 y 29 de junio, deberán llevar la versión 1.0 en los ficheros XML de los distintos libros.

No obstante, a partir de este jueves es posible realizar el envío de la autorización de simplificación en materia de facturación o de sistemas de registro autorizados.

El sujeto pasivo autorizado, antes del primer envío del registro de facturación correspondiente a alguna de estas autorizaciones, deberá remitir copia de la autorización en el apartado previsto para aportarla a través de cualquiera de dos rutas.

Fuente: EUROPA PRESS

Más información: AEAT 

La tecnología hoy en día es uno de los factores diferenciadores entre las empresas. El ritmo al que avanza está derivando en un aumento de la brecha en el nivel de productividad entre ellas. Las organizaciones líderes destinan más recursos a I+D+i, lo que les da mayor ventaja competitiva frente a sus competidores, aumentando su cuota de mercado y resultando más atractivas al talento.  ¿Cómo sería Amazon sin estos robots? ¿cuántas personas se necesitarían para hacer el mismo trabajo en el mismo tiempo?

La simple implantación de DSK Tablet, un sistema de toma de pedidos in situ, hizo que -a pesar de crecer un 35% en 3 años- Proindex no haya aumentado el personal de administración, en cambio incrementó el departamento comercial. Ahora los pedidos llegan automáticamente al sistema, antes eran vía telefónica, los comerciales perdían tiempo hablando con administración y administración con los comerciales. ….

Para las empresas, la tecnología, la creatividad, la gestión, la innovación son factores fundamentales para su rentabilidad, crecimiento y competitividad. Pero, ¿están nuestras empresas apostando por la tecnología?

Como ya vimos en un reciente artículo de nuestro blog, las pymes españolas siguen teniendo la necesidad de digitalizarse. Apostar por la tecnología y gestionar de manera más eficiente los recursos es lo que nos hace competitivos.

La tecnología está tardando en llegar a nuestras empresas. Pequeños pasos, tales como escoger un buen programa de gestión, que nos automatice procesos, nos hará más competitivos y atractivos para el mercado actual. Las empresas más punteras y rentables no han dudado en Informatizar el control de la relación con los clientes, el control de flujos de trabajo, el control de la relación con proveedores y colaboradores, la gestión documental o  la gestión de los Recursos Humanos. No nos podemos quedar atrás.

Tenéis en este post los puntos básicos para escoger el programa de gestión más adecuado: PUNTOS BÁSICOS PARA ELEGIR UN SOFTWARE DE GESTIÓN ADECUADO PARA MI EMPRESA

¡¡No todo es malo!! Los avances sin freno en la innovación tecnológica han traído consigo más facilidades a la hora de acceder a las nuevas tecnologías. Se han eliminado costosas barreras de entrada. Gracias por ejemplo al Cloud computing, la tecnología es hoy mucho más accesible para todos, particulares y empresas. Tenemos a la comunidad techie y el Open source.

¿Quieres saber más sobre los procesos que se pueden informatizar en tu empresa?  ¿Te llamamos?

“Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente” Peter Drucker

Ya está aquí el cambio en la gestión del IVA, las actualizaciones en las nuevas tecnologías llegan también a la agencia tributaria. A partir del  1 de Julio de 2017 entra en vigor con carácter obligatorio  el nuevo Sistema de Información Inmediato del IVA (SII) para:

• Las empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)
• Las Grandes Empresas (facturación superior a 6 millones de €)
• Las empresas voluntariamente acogidas
• Y los Grupos de IVA

Pero, ¿qué es el Suministro Inmediato de Información (SII)?

La AEAT lo define como un cambio del sistema de gestión actual del IVA, en el que se pasa a un nuevo sistema de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la misma, mediante el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación.

Las empresas acogidas al SII están obligados a llevar los siguientes Libros Registro:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Para ello deberán remitir a la AEAT los detalles sobre su facturación. Así se irán configurando casi en tiempo real los distintos Libros Registro. El envío de esta información se realizará por vía electrónica. No hay que enviar las facturas, lo que hay que remitir son los campos de los registros de facturación.

Para enviar los registros se establece un plazo general de cuatro días para la remisión electrónica de la información desde la fecha de expedición de la factura, o desde que se produzca su registro contable (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales). Sin embargo, durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (también excluidos sábados, domingos y festivos nacionales).

 Ventajas e implicaciones del nuevo SII

• Se reducirán las obligaciones formales, se suprime la obligación de presentar los modelos 347, 340 y 390, así como la elaboración de los Libros Registros de IVA.
• Se facilitará la obtención de “Datos Fiscales”, ya que en la Sede electrónica se dispondrá de un Libro Registro “declarado” y otro “contrastado” con la información de contraste procedente de terceros que pertenezcan al colectivo de este sistema o de la base de datos de la AEAT.
• Se obtendrá una ampliación de diez días del plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas.
• Se van a reducir los plazos de realización de las devoluciones, al disponer la AEAT de la información en tiempo casi real y de mayor información sobre las operaciones.
• Reducción de los plazos de comprobación.
• Y una disminución de los requerimientos de información, ya que muchos de los requerimientos actuales tienen por objeto solicitar las facturas o datos contenidos en las mismas para comprobar determinadas operaciones.

Gracias a las soluciones cada vez más sofisticadas que existen en el mercado, el tejido empresarial se va a adaptar de forma ágil y sencilla al nuevo sistema. Va a implicar tener que revisar y realizar cambios en los procesos internos.

Debemos tener en cuenta, que este cambio no solo afecta a aquellas empresas que tengan que presentar el SII con carácter obligatorio o se adhieran de forma voluntaria. De manera indirecta afecta también a las empresas que emitan facturas contra las éstas. Teniendo que prestar mayor atención a los procesos de facturación.

Para más  información consultad AEAT (PDF)

Dentro de la empresa hay que tener en cuenta que habrá empleados que no tengan conocimientos previos en lo que es un software de gestión y como usarlo. Por eso cobra vital importancia tener un programa de formación impartido por el proveedor del software para que se familiaricen con la herramienta.

En la planificación de la formación hay que tener en cuenta una cosa, tiene que haber una persona que conozca al 100% la aplicación, y otra «suplente», para cuando la primera coja vacaciones. Estas dos personas tienen que conocer al máximo las posibilidades de la empresa.

Después, cada departamento / sección, tiene que tener usuarios avanzados. Por último, están los usuarios finales. La formación para cada uno de estos tres tipos de usuarios («superusuarios», usuarios avanzados, y usuarios finales) será distinta.

Esta formación podrá ser online o presencial dependiendo de las necesidades de los usuarios. Deberá realizarse en el momento en el que se está implantando el software y no después, para que así una vez ya instalado los usuarios puedan ponerlo en marcha teniendo unos conocimientos previos y así no ocasionar pérdida de tiempo, y no empezar de cero.

Esta inversión en formación no es solo para el trabajador, sino también para la empresa , debido a que para ambos supone una inversión para enfrentar los retos del futuro.

También es necesario que las herramientas de formación utilizadas sean eficaces. Para ello es muy importante que los empleados no sientan que la formación que están realizando sea una pérdida de tiempo. La formación tiene que estar adaptada y personalizada a las necesidades y conocimientos previos de cada empleado.

Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora de las competencias del empleado en el correcto uso sacándole el máximo beneficio al software de gestión.

En definitiva la formación es primordial en el proceso de implantación, para que los usuarios se adapten mejor a los cambios y así minimizar los errores.

«Sólo hay algo mas caro que formar a las personas y que se marchen; no formarlos y que se queden»  Henry Ford

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

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La mayoría de empresas a pesar de tener sus singularidades comparten problemas similares y recurren a un software de gestión para solucionarlos.  Los problemas más comunes suelen ser:

• Bajos niveles de productividad. Se detecta mediante la comprobación de los ratios de facturacion/persona, con los de la competencia, en bases de datos como einforma, Ardán, etc
• Ausencia de modernización. Departamentos que no usan la tecnología y pierden eficiencia y productividad por carecer de ella.
• (Des)Control de inventarios. El control de stock es fundamental en las empresas de distribución, si no nos podemos fiar de nuestro sistema de información, habrá que analizar las causas, si es por problemas de nuestros procesos o es que nuestro programa no es capaz de integrarlos.
• Falta de organización interna. La falta de organización interna es el problema fundamental de las empresas, hay que tene en cuenta que la introdución de un nuevo software, no va a solucionarlo, incluso se podría agravar. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de software es necesario solventar estos problemas.
• Redundancia de introducción de datos. Es la manera más fácil de detectar la necesidad de cambio, cuando hay personas picando los mismos datos en diferentes fases del proceso general, o incluso diferentes programas.
• Diferentes softwares dentro de la empresa. Está relacionado con el punto anterior, bien en nuestro software, bien en distintos se están introduciendo los mismos datos dos veces.

Estos problemas son los más comunes pero existen muchos otros, la empresa debe precisar con claridad cuáles son,  para que así el software de gestión sea el más adecuado y tenga éxito su implantación.

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