La tecnología hoy en día es uno de los factores diferenciadores entre las empresas. El ritmo al que avanza está derivando en un aumento de la brecha en el nivel de productividad entre ellas. Las organizaciones líderes destinan más recursos a I+D+i, lo que les da mayor ventaja competitiva frente a sus competidores, aumentando su cuota de mercado y resultando más atractivas al talento.  ¿Cómo sería Amazon sin estos robots? ¿cuántas personas se necesitarían para hacer el mismo trabajo en el mismo tiempo?

La simple implantación de DSK Tablet, un sistema de toma de pedidos in situ, hizo que -a pesar de crecer un 35% en 3 años- Proindex no haya aumentado el personal de administración, en cambio incrementó el departamento comercial. Ahora los pedidos llegan automáticamente al sistema, antes eran vía telefónica, los comerciales perdían tiempo hablando con administración y administración con los comerciales. ….

Para las empresas, la tecnología, la creatividad, la gestión, la innovación son factores fundamentales para su rentabilidad, crecimiento y competitividad. Pero, ¿están nuestras empresas apostando por la tecnología?

Como ya vimos en un reciente artículo de nuestro blog, las pymes españolas siguen teniendo la necesidad de digitalizarse. Apostar por la tecnología y gestionar de manera más eficiente los recursos es lo que nos hace competitivos.

La tecnología está tardando en llegar a nuestras empresas. Pequeños pasos, tales como escoger un buen programa de gestión, que nos automatice procesos, nos hará más competitivos y atractivos para el mercado actual. Las empresas más punteras y rentables no han dudado en Informatizar el control de la relación con los clientes, el control de flujos de trabajo, el control de la relación con proveedores y colaboradores, la gestión documental o  la gestión de los Recursos Humanos. No nos podemos quedar atrás.

Tenéis en este post los puntos básicos para escoger el programa de gestión más adecuado: PUNTOS BÁSICOS PARA ELEGIR UN SOFTWARE DE GESTIÓN ADECUADO PARA MI EMPRESA

¡¡No todo es malo!! Los avances sin freno en la innovación tecnológica han traído consigo más facilidades a la hora de acceder a las nuevas tecnologías. Se han eliminado costosas barreras de entrada. Gracias por ejemplo al Cloud computing, la tecnología es hoy mucho más accesible para todos, particulares y empresas. Tenemos a la comunidad techie y el Open source.

¿Quieres saber más sobre los procesos que se pueden informatizar en tu empresa?  ¿Te llamamos?

“Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente” Peter Drucker

El e-commerce  consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de Internet. Este servicio está teniendo un gran crecimiento en los últimos años y con previsiones de seguir creciendo.

Este crecimiento es debido a diversas causas siendo las principales:

• Mejora de la confianza del consumidor en los productos online;
• mayor oferta y gama disponibles, y;
• mayor comodidad para el cliente.

Es un mercado en alza que no para de crecer sobre todo en sectores como el turismo, como vemos en el siguiente gráfico:

Internet supone un acercamiento entre el fabricante y el consumidor permitiendo prescindir de los intermediarios, mayormente comercio tradicional.

Existen ejemplos donde se puede observar los beneficios que trae consigo el e-commerce:

• Analizar los artículos que se venden más (artículos de fácil comparación entre ellos, no se venden servicios,…)
•  Cambios en la logística, por ejemplo Zara tiene en sus tiendas las tallas más habituales, y en la web tiene todas permitiéndole llegar a todos los consumidores. Estos se prueban la prenda en tienda y piden su talla en la web. Esto hace que el mercado se amplíe pudiendo llegar a clientes que de otra manera es imposible.
• Internet permite que cualquier demanda se cubra, por ejemplo “plátanos rojos con topos verdes”, en una tienda tradicional se pudriría, en Internet llegamos a todo el mundo y se venderá.

En cuanto a cuota de mercado actual, España es la que más crece en toda Europa, aunque aún sigue atrás con respecto a otros países europeos donde el Reino Unido es el líder.

Como vemos en el gráfico el crecimiento del volumen de negocio mediante comercio electrónico, está a niveles de dos dígitos.

Otra de las claves de que se esté produciendo este boom es por las facilidades de pago y envío existentes, que cada vez ofrecen mayor seguridad a los clientes.

En definitiva el presente está en el comercio electrónico debido a que se encuentra en fase de crecimiento y expansión. Ya se ha convertido en uno de los pilares de la transformación digital.

• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

La mayoría de empresas a pesar de tener sus singularidades comparten problemas similares y recurren a un software de gestión para solucionarlos.  Los problemas más comunes suelen ser:

• Bajos niveles de productividad. Se detecta mediante la comprobación de los ratios de facturacion/persona, con los de la competencia, en bases de datos como einforma, Ardán, etc
• Ausencia de modernización. Departamentos que no usan la tecnología y pierden eficiencia y productividad por carecer de ella.
• (Des)Control de inventarios. El control de stock es fundamental en las empresas de distribución, si no nos podemos fiar de nuestro sistema de información, habrá que analizar las causas, si es por problemas de nuestros procesos o es que nuestro programa no es capaz de integrarlos.
• Falta de organización interna. La falta de organización interna es el problema fundamental de las empresas, hay que tene en cuenta que la introdución de un nuevo software, no va a solucionarlo, incluso se podría agravar. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de software es necesario solventar estos problemas.
• Redundancia de introducción de datos. Es la manera más fácil de detectar la necesidad de cambio, cuando hay personas picando los mismos datos en diferentes fases del proceso general, o incluso diferentes programas.
• Diferentes softwares dentro de la empresa. Está relacionado con el punto anterior, bien en nuestro software, bien en distintos se están introduciendo los mismos datos dos veces.

Estos problemas son los más comunes pero existen muchos otros, la empresa debe precisar con claridad cuáles son,  para que así el software de gestión sea el más adecuado y tenga éxito su implantación.

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Para ello deberemos formularnos unas ciertas preguntas para conocer mejor nuestras necesidades:

– ¿Cuáles son los procesos clave de la empresa?

Es vital hacer una lista de los procesos que hacemos en la empresa, en todas las empresas se compra, se vende e incluso se transforma o fabrica. Por ejemplo, una distribuidora de perfumería de alta gama y una distribuidora de material médico de elevado precio. Diríamos que ambas son iguales y sus procesos los mismos.

Pues no, la primera centrará sus esfuerzos en la venta y en la actividad comercial pues el margen es elevadísimo 400% o 500%, el proceso fundamental será la venta. En la segunda, el control de stock es fundamental la pérdida de una prótesis de 800€ de coste no es lo mismo que perder un par de gafas de 10€ de coste.

– ¿Cuáles son las particularidades del sector?

Una empresa de distribución de carne o alimentos tiene por obligación llevar una trazabilidad y un control de caducidades. Una distribuidora de material informático tendrá especial cuidado en la obsolescencia de su material. Un almacén de una constructora tendrá como principal objetivo controlar el material que se imputa a cada obra.  No todos los sectores son iguales.

– ¿Cuáles son las perspectivas de futuro de la empresa?

Toda empresa debería de tener definido su plan estratégico, los objetivos planteados (y cuantificados) tienen que ser controlados. Definiendo estas necesidades sabremos las carencias de información, y por lo tanto de nuestro software, y donde tendremos que completarlo y/o sustituirlo.

Si un objetivo estratégico es la implantación de un sistema de control de la tesorería, tendrá que buscar un programa con tesorería o adquirir un módulo. Si mi objetivo es mejorar mis ventas, necesitaré un módulo de CRM.

– ¿Cuáles son las peculiaridades de los clientes y proveedores?

Los que trabajan con El Corte Inglés y otras grandes superficies lo saben. Los requisitos de información y logística de estos son bestiales, muy distintos al del pequeño comercio. Exigirá el EDI para poder trabajar, con lo que nuestro sistema deberá poder enlazar con el mismo.

Si trabajamos con la administración pública tendré que poder enviar factura electrónica.

Si mi proveedor es un monopolio (o casi) y me exige que le introduzca en su sistema los pedidos y facturas, tendré un programa adecuado.

Procesos – Sector – Planificación – Terceros

Haciéndonos estas preguntas encontraremos las respuestas para saber lo que buscamos y necesitamos.

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Si nos referimos a un proceso empresarial lo definiríamos como cualquier actividad ordenada que debe llevar a cabo la empresa para poder satisfacer necesidades y requerimientos de sus clientes.

Como observamos ambas definiciones son diferentes, pero lo cierto es que en todos los procesos por muy diversos que sean existe un punto de partida, al cual es sometido a una especie de transformación, para luego obtener un resultado especifico, teniendo en cuenta una serie de acciones que deben ser cumplidas para cumplir dicho fin.

A continuación os presento una analogía para entender mejor lo que es un proceso. Por ello vamos a explicar el proceso de cómo hacer un huevo frito y observaréis como la definición común que vimos antes, se puede aplicar a todo tipos de procesos por sencillos o más complejos que sean.

Como hacer un huevo frito:

• Punto de partida: Coger una sartén pequeña pero honda, se le pone aceite dejando calentar hasta que empiece a humear. Cogemos un huevo daremos un ligero golpe al borde de un plato separamos los dos casquetes con los dedos pulgares y lo verteremos sobre la sartén.
• Transformación:  Al echar el huevo inclinamos la sartén para que el aceite se decante hacia un lado, hacia donde echamos el huevo. Con la espumadera se va echando aceite sobre la yema, hasta que la clara y la yema alcancen la consistencia deseada.
• Resultado específico: Enseguida retiramos el huevo del fuego y ya tenemos nuestro huevo frito para servir en un plato.
• Fin: Comer el huevo frito. Que aproveche

Si ahora queremos esquematizar el proceso para hacerlo siempre de la misma manera y así obtener la misma calidad, tendríamos que sistematizarlo y medir hasta el más mínimo detalle:

1. Materiales necesarios
   1. Huevo entre 50-60gr
   2. Aceite de oliva de 0,4 grados, 200 ml
   3. Sartén de 20cm
   4. Espumadera
   5. Vaso
2. Verter los 200ml de aceite en la sartén
3. Encender la cocina
4. Calentar hasta 70 grados centígrados
5. Romper el huevo en el vaso separando la cáscara en dos partes con los pulgares
6. Revisión ocular y olfativa para detectar suciedades y posibles malos estados
7. Inclinar la sartén con un ángulo de 30 grados
8. Verter el huevo en el aceite
9. Dejarlo freír echando aceite sobre la yema hasta que esté totalmente blanca
10. Una vez la yema está blanca dejamos de echar aceite sobre ella
11. Esperar que el borde tenga 5 mm de clara tostada.
12. Retirar del aceite con una espumadera
13. Apagar la cocina
14. Disfrutar de nuestro huevo

Si homogeneizamos nuestros procesos y los medimos es más fácil detectar problemas y aplicar soluciones. Si cada vez hacemos las mismas tareas de manera diferente no las podremos mejorar.

Como hemos visto en este proceso comparte con otro tipo de procesos las mismas etapas: punto de partida, transformación, resultado especifico y lograr el fin deseado. Por ello esta analogía nos sirve para explicar de una forma más sencilla, en qué consisten algunos procesos más complejos.

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Á hora de levar un control óptimo na nosa empresa unha das opcións máis válidas é o RFID. O RFID (Radio Frequency IDentification) é un sistema de transmisión de datos mediante ondas de radio.

Dun xeito moi sinxelo mediante tags ou etiquetas que se poden poñer en todo tipo de obxectos ou persoas co fin de controlar os movementos en perímetro determinados. Ademáis, coa posibilidade de integrarlle alarmas visuais ou auditivas poderemos identificar un obxecto entre miles sen case esforzo e de xeito instantáneo.

Cada etiqueta é única en todo o mundo e o seu deseño permite que estea en todo tipo de ambientes. Algúns dos usos que se lle poden dar o RFID son:

• Control de calidade
• Localización e seguemento de obxectos
• Control de accesos
• Identificación de materiais
• Control de caducidades
• Detección de falsificacións
• Almacenaxe de datos
• Control de stocks
• Automatización dos procesos de investigación
• Redución de tempo e custo de fabricación
• Inventario automático
• Defensa antirrobo

Ademáis a tecnoloxía RFID é totalmente compatible con solucións de control empresarial integrais como Exact Synergy, que permite por exemplo unir o control físico de almacén (mediante o RFID), a súa trazabilidade (mediante Synergy) e o seu tratamento administrativo e contable (ERP coma Exact Dimoni).

Un caso de éxito de implantación de RFID é o do inmenso almacén  central de El Corte Inglés en Valdemoro:

httpvh://www.youtube.com/watch?v=RWtDvk4USU4

Moitas veces as empresas pensan na estandarización de procesos como un método de venda para acadar certa tipoloxía de clientes que buscan a excelencia non so no produto ou servizo senon tamén nos procesos que a empresa leva a cabo.

Pero moitas veces é unha pena que o esforzo, tanto de cambio de filosofía como de adaptación os estándares de calidade así como económico, quede só nunha ferramenta de marketing. Este tipo de cambios na organización pódense aproveitar para acadar unha mellora en outros moitos ámbitos como son a operativa, a loxística e incluso procedementos administrativos e financeiros. É dicir, non so podemos fixar uns estándares de procedemento e calidade a nivel fabril senón que o podemos levar a calquera eido da empresa. Realmente o esforzo paga a pena a medio/longo prazo, aínda que se vexa como un atranco á hora de cambiar o xeito diario de traballar.

Esta estandariación ten que ir ligada a uns obxectivos que han de estar redactados nun Plan Estratéxico, Director ou de Acción onde estes estean traducido a rutas a seguir para acadalos.

Polo tanto a vantaxe de ver a estandarización como unha oportunidade de marketing a podemos ver como unha oportunidade para un cambio estructural na empresa que axudará a acadar os obxectivos desexados.

Tanto a técnica de evaluación e revisión de programas (PERT) como o método de ruta crítica (CPM), foron desenrolados na década dos 50 para axudar a administradores na supervisión e control de grandes proxectos complexos. O primeiro foi CPM en 1957 desenrolado por J. E. Kelly de Remington Rand e M.R. Walker de duPont para axudar na construcción e mantemento das plantas químicas de duPont. PERT foi desenrolada de xeito independente en 1958 por Booz, Allen e Hamilton para a Mariña de EEUU.

PERT e CPM seguen 6 pasos básicos:

1. Definir o proxecto e preparar a estructura desglosada do traballo.
2. Desenrolar as relacións entre as actividades. Decidir que actividad debe proceder e cal debe seguir a outras.
3. Debuxar a rede que conecta todas as actividades.
4. Asignar estimacións de costos e/ou tempos a cada actividade.
5. Calcular o tempo da ruta máis longa pola rede. Ésta denominarase ruta critica.
6. Usar a rede como axuda para planear, programar, supervisar e controlar o proxecto.

A ruta crítica (paso 5) é un dos puntos a ter en conta no control do proxecto. As actividades en ruta crítica representan as tarefas que retrasarán todo o proxecto a menos que se terminen a tempo. Os administradores poden obter a flexibilidade necesaria para completar as tarefas críticas identificando as actividades non críticas para volver a planear, programar e reasignar a man de obra e os recursos financieiros.

Aínda diferindo entre denominancións e construcción da rede, tanto PERT coma CPM perseguen os mesmos obxectivos. A principal diferencia entre os dous é que PERT usa tres estimacións de tempo para cada actividade. Estas utilizanse para calcular os valores esperados e as variacións de cada actividade. Pola súa parte, CPM supón que os tempos das actividades se coñecen con certeza polo que require so un factor de tempo para cada actividade.

PERT e CPM respostan a preguntas coma:

1. ¿Cando concluirá o proxecto concreto?
2. ¿Cales son as actividades ou tarefas críticas, é dicir, cales retrasarán todo o proxecto se se demoran?
3. ¿Cales son as actividades non críticas, ou as que poden retrasarse sen deter a conclusión do proxecto total?
4. ¿Cal é a probabilidade de terminar un proxecto nunha data determinada?
5. Para unha data dada, ¿o proxecto vai a tempo, adiantado ou atrasado?
6. Para certa data, ¿ o diñeiro gastado é igual, maior ou menor que a cantidade presupostada?
7. ¿Disponse de suficientes recursos para terminar o proxecto a tempo?
8. Se o proxecto debe terminar en menos tempo, ¿cal é o mellor xeito de acadar a meta co menor custo?