Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Recuperado de https://infoautonomos.eleconomista.es/blog/gestion-documental-pymes-autonomos/ – Artículo original de Marina Rivero.

Cloud computing o computación en la nube, es la posibilidad de ofrecer servicios a través de internet. Se pueden guardar infinidad de archivos e información sin que haga falta tener servidores informáticos físicos. Se almacena todo en lo que es llamado la nube, es decir, internet mediante un entorno virtual.

El potencial de este servicio es enorme y tiene ventajas como:

• El bajo coste. No es necesaria una gran inversión para disfrutar de este servicio, incluso puede ser gratuita con plataformas como Dropbox o Google Docs.
• La seguridad. Los datos guardados en la nube solo son accesibles por el propietario o administradores del sitio.
• La inmediatez e información en tiempo real. Datos disponibles en cualquier momento y lugar mediante dispositivos móviles a través de una conexión a internet.
• Y la capacidad de almacenamiento. Puedes guardar gran cantidad de archivos e información sin importar el espacio que ocupan.

Además, el hecho de que sea internet el proveedor del servicio de cloud computing, permite mayor eficiencia en el acceso a la información.

Consta de 3 modelos de servicio:

• Software como servicio (SaaS). Permite a los usuarios conectarse a aplicaciones basadas en la nube a través de Internet y usarlas. Algunos ejemplos son el correo electrónico o las herramientas ofimáticas (como Microsoft Office 365).
• Plataforma como servicio (PaaS). Es una evolución del software como servicio. Donde permite a los desarrolladores crear aplicaciones y servicios que funcionen a través de internet.
• Infraestructura como servicio (IaaS). Mediante plataformas de virtualización se puede usar para desarrollar, probar, ejecutar y administrar sus aplicaciones.

El Cloud computing es utilizado por empresas de renombre como: Facebook, Twitter o Amazon. Siendo el software como servicio una de las modalidades más importantes del Cloud computing. Se ofrecen aplicaciones de software totalmente por Internet, con todas las funcionalidades y para todos los clientes que lo soliciten.

En Desktop ofrecemos aplicaciones 100% web y móvil:

• CRM – Control de la relación con los clientes
• BPM – Control de flujos de trabajo
• SRM y PRM – Control de la relación con proveedores y colaboradores
• Gestor Documental
• Portal de Empleados y gestión de los Recursos Humanos

“La nube proporciona servicio a empresas de todos los tamaños… la nube es para todo el mundo. La nube es una democracia”      Marc Bernioff, Director ejecutivo Salesforce

Para más información visite nuestra página web: www.idsk.es 

Si eres de los que hace una lista con todas las tareas que hacer durante el día o la semana, utilizar un gestor de tareas puede influir más de lo que crees en tu productividad. Pero, ¿qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es sencillamente una lista avanzada en la que plasmamos todas las diferentes acciones que vamos a realizar en nuestro día a día. Son aplicaciones orientadas a mejorar nuestra productividad haciéndonos más eficientes. Podemos anotar de todo: tareas del trabajo, cosas pendientes en casa, listas de la compra…

En la actualidad, existen infinidad de soluciones en el mercado. Escoger aquella que se nos adapte mejor no es fácil. Reunimos en este post los cinco mejores gestores que puedes usar en iOs, Android, Windows y macOS.

 Any.do. Probablemente, la más sencilla de todas. Ofrece todas las características que puedes necesitar para el día a día. Además, está pensada para ser rápida, intuitiva y eficaz. Se integra con Google Calendar, es gratuita y está disponible para múltiples plataformas: iPhone, iPad, Android y web.

Omnifocus. Es una de las mejores aplicaciones de la App Store si trabajas con proyectos complejos y múltiples tareas. Está pensada para usuarios intensivos, eso sí, tiene un coste:   desde 39 dólares tanto la versión para Mac como su complementaria en iOS.

Things 3. Things 3 es una de las mejores aplicaciones para gestión de tareas que se ofrecen en la App Store y la Mac App Store. Pero, también tiene un coste: 9,99 dólares (iPhone); 49,99 dólares (macOS); y 19,99 dólares (iPad).

To-Do. Destaca por su diseño y el amplio número de plataformas en las que está disponible. Es gratuita y está disponible tanto para iPhone como para Android y Windows. También se puede acceder desde la web.

Todoist. Una de las mejores alternativas, sin lugar a dudas. Hace uso de la inteligencia artificial para estructurar y organizar de una forma más eficaz nuestras tareas, se integra con Google Calendar y cuenta con características muy útiles como hashtags o detección inteligente de texto. Está disponible para iPhone, iPad, Android, macOS y Windows.

Fuente: Hipertextual; XatakaAndroid

La tecnología hoy en día es uno de los factores diferenciadores entre las empresas. El ritmo al que avanza está derivando en un aumento de la brecha en el nivel de productividad entre ellas. Las organizaciones líderes destinan más recursos a I+D+i, lo que les da mayor ventaja competitiva frente a sus competidores, aumentando su cuota de mercado y resultando más atractivas al talento.  ¿Cómo sería Amazon sin estos robots? ¿cuántas personas se necesitarían para hacer el mismo trabajo en el mismo tiempo?

La simple implantación de DSK Tablet, un sistema de toma de pedidos in situ, hizo que -a pesar de crecer un 35% en 3 años- Proindex no haya aumentado el personal de administración, en cambio incrementó el departamento comercial. Ahora los pedidos llegan automáticamente al sistema, antes eran vía telefónica, los comerciales perdían tiempo hablando con administración y administración con los comerciales. ….

Para las empresas, la tecnología, la creatividad, la gestión, la innovación son factores fundamentales para su rentabilidad, crecimiento y competitividad. Pero, ¿están nuestras empresas apostando por la tecnología?

Como ya vimos en un reciente artículo de nuestro blog, las pymes españolas siguen teniendo la necesidad de digitalizarse. Apostar por la tecnología y gestionar de manera más eficiente los recursos es lo que nos hace competitivos.

La tecnología está tardando en llegar a nuestras empresas. Pequeños pasos, tales como escoger un buen programa de gestión, que nos automatice procesos, nos hará más competitivos y atractivos para el mercado actual. Las empresas más punteras y rentables no han dudado en Informatizar el control de la relación con los clientes, el control de flujos de trabajo, el control de la relación con proveedores y colaboradores, la gestión documental o  la gestión de los Recursos Humanos. No nos podemos quedar atrás.

Tenéis en este post los puntos básicos para escoger el programa de gestión más adecuado: PUNTOS BÁSICOS PARA ELEGIR UN SOFTWARE DE GESTIÓN ADECUADO PARA MI EMPRESA

¡¡No todo es malo!! Los avances sin freno en la innovación tecnológica han traído consigo más facilidades a la hora de acceder a las nuevas tecnologías. Se han eliminado costosas barreras de entrada. Gracias por ejemplo al Cloud computing, la tecnología es hoy mucho más accesible para todos, particulares y empresas. Tenemos a la comunidad techie y el Open source.

¿Quieres saber más sobre los procesos que se pueden informatizar en tu empresa?  ¿Te llamamos?

“Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente” Peter Drucker

Ayer fui a hablar con una empresa que quiere un nuevo programa para facturar, los requisitos, los de siempre; «quiero algo sencillo». Ahí está el quid de la cuestión: la sencillez. Pero el móvil más sencillo del mercado es el iPhone…

Estamos de acuerdo que para que las empresas sean más eficientes y efectivas, deberán simplificar los procesos, la complejidad es un lastre para el crecimiento de la productividad y la satisfacción laboral.

La pregunta sería: ¿En dónde simplificar?

La respuesta es clara, en los  procesos  (flujos de trabajo):  Aquí menos es más, cuantos menos pasos haya que dar para llegar al objetivo, más sencillo será y menos esfuerzo requerirá. Podéis echar un vistazo al post de  «DEFINICIÓN DE UN PROCESO: ejemplo del huevo frito.» para ver que es y cómo podemos definir un proceso.

Los pasos primordiales para la simplificación de los mismos son:

• Priorizar: Determinar los procesos más importantes para la empresa.
• Eliminar datos y pasos innecesarios:  Analizar nuestros procesos, buscando pasos innecesarios o demasiado engorrosos, es decir, ahorrarse pasos innecesarios para la consecución de los objetivos. Por ejemplo, cuando creamos la empresa decidimos crear tres series de facturación, ventas nuevas, mantenimientos y otra para hard. También definimos familias de artículos, programas, servicios y hard. Todo perfecto, pero realmente era información duplicada, nos complicaba la búsqueda de facturas, y la información sólo se sacaba a través de artículos. Hoy sólo tenemos una serie.
• Eliminar procesos no necesarios. A veces no llega con eliminar datos y pasos innecesarios, a veces tenemos que eliminar procesos enteros.
• Homogeneizar procesos. A veces complicar es simplificar, ¿qué significa esto? Imaginemos el proceso de creación de artículos en nuestro soft, unos artículos llevan el peso para el control del ADR y otros no , es más fácil indicarle al usuario «siempre pon el peso» (lo que implica buscar dicho dato), a decirle, «si lleva ADR le pones el peso si no, no se lo pones», eso hace dudar al usuario y le lleva a error. En este caso, complicar el proceso (hacer que siempre le ponga el peso) simplifica el proceso.

Logrando que nuestra empresa se simplifique haremos que sea más competitiva y más productiva.

«El progreso implica simplificar, no complicar» Bruno Munari (Diseñador Italiano)

El e-commerce  consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de Internet. Este servicio está teniendo un gran crecimiento en los últimos años y con previsiones de seguir creciendo.

Este crecimiento es debido a diversas causas siendo las principales:

• Mejora de la confianza del consumidor en los productos online;
• mayor oferta y gama disponibles, y;
• mayor comodidad para el cliente.

Es un mercado en alza que no para de crecer sobre todo en sectores como el turismo, como vemos en el siguiente gráfico:

Internet supone un acercamiento entre el fabricante y el consumidor permitiendo prescindir de los intermediarios, mayormente comercio tradicional.

Existen ejemplos donde se puede observar los beneficios que trae consigo el e-commerce:

• Analizar los artículos que se venden más (artículos de fácil comparación entre ellos, no se venden servicios,…)
•  Cambios en la logística, por ejemplo Zara tiene en sus tiendas las tallas más habituales, y en la web tiene todas permitiéndole llegar a todos los consumidores. Estos se prueban la prenda en tienda y piden su talla en la web. Esto hace que el mercado se amplíe pudiendo llegar a clientes que de otra manera es imposible.
• Internet permite que cualquier demanda se cubra, por ejemplo “plátanos rojos con topos verdes”, en una tienda tradicional se pudriría, en Internet llegamos a todo el mundo y se venderá.

En cuanto a cuota de mercado actual, España es la que más crece en toda Europa, aunque aún sigue atrás con respecto a otros países europeos donde el Reino Unido es el líder.

Como vemos en el gráfico el crecimiento del volumen de negocio mediante comercio electrónico, está a niveles de dos dígitos.

Otra de las claves de que se esté produciendo este boom es por las facilidades de pago y envío existentes, que cada vez ofrecen mayor seguridad a los clientes.

En definitiva el presente está en el comercio electrónico debido a que se encuentra en fase de crecimiento y expansión. Ya se ha convertido en uno de los pilares de la transformación digital.

A menudo hablamos de productividad pero no nos paramos en explicar de lo que realmente se trata y de como conseguir aumentarla.

Para empezar la productividad es la relación entre lo que se produce y los medios empleados para producir (energía, tiempo, trabajo …) Una mejora en la productividad produce una mejora en la eficiencia, eficacia y mayor rentabilidad para la empresa.

Tradicionalmente las empresas españolas sufren una menor productividad en comparación con los demás países europeos. Debido a diversos motivos como por ejemplo:

• Utilización de tecnología obsoleta: Muchas empresas carecen de equipos informáticos actualizados y de herramientas informáticas necesarias para realizar las tareas. Esta falta de inversión en tecnología, hace que los empleados tarden más en realizar su trabajo debido a la lentitud de sus ordenadores y de no utilizar programas de gestión adecuados para facilitar las tareas del día a día.
• Excesiva rigidez de horarios. En las empresas españolas se sigue teniendo la creencia de que trabajar más horas se es más productivo y, según los últimos estudios, tener una jornada más racional y flexible, que permita la conciliación laboral, hace que los trabajadores sean más productivos.
• Deficiente formación: Es necesario que los empleados de la empresa estén en constante formación para mejorar sus habilidades y que adquieran nuevas competencias. Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora del empleado lo que retribuye positivamente en la empresa.
• Mala planificación: En toda empresa deberá existir una planificación previa a la realización de tareas y realizar un seguimiento para saber su cumplimiento. la no existencia de una correcta planificación provocará grandes pérdidas de tiempo y en una pérdida de control de los empleados al no saber que tareas realizan.
• Falta de comunicación interna: En muchas empresas la falta de comunicación hace cometer grandes errores que acarrean duplicidad de tareas y falta de coordinación. Con una comunicación interna eficiente se consiguen mejores resultados ya que incita la colaboración entre empleados.
• No Simplificar las tareas: Tener procesos más complejos  perjudica la evolución de nuestra empresa. Por ello como indicamos en este post: http://dskconecta.net/cultura-empresarial/simplificar-en-la-empresa/ simplificar las tareas repercutirá positivamente en nuestra empresa.

Estos factores negativos están muy presentes en las actuales empresas españolas, se pierde productividad como vemos en el siguiente gráfico respecto a los demás países europeos.

Para mejorar la productividad las empresas españolas deberán invertir en nuevas tecnologías para seguir creciendo y adaptarse a la evolución del mercado y de la competencia, además invertir tiempo para formar a los empleados en utilizarlas.

También deberán esforzarse en mantener a los empleados motivados para que realicen bien su trabajo, tener empleados más contentos hará que sean más productivos.

Otro factor para mejorar la productividad es que el gerente de la empresa sepa delegar y no intentar realizar todas las tareas, porque para avanzar se necesita ceder algunas tareas y responsabilidades. También hay que tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas.

Conclusión: el incremento de la productividad es un factor clave para la rentabilidad de la empresa y se puede conseguir sin hacer grandes inversiones por ejemplo, mediante la racionalización de horarios, motivando a nuestros empleados y formándolos (la formación está bonificada por la Seguridad Social).

«La productividad no es un accidente, siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, planificación inteligente y esfuerzo concentrado»  

Paul J. Meyer Autor del libro: El poder de fijar metas.

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Las personas somos reticentes al cambio, los usuarios de una aplicación no son menos y normalmente se resisten al cambio y eso es uno de los puntos críticos a la hora de implantar un nuevo software de gestión en la empresa.

Esta gestión del cambio  (preparar a las personas para aceptar el cambio) es misión del gerente de la empresa o el encargado de liderar el proyecto de implantación dentro de la misma.

Esta persona debe conocer que los cambios generan incertidumbre pero en la actualidad, donde los negocios están en constante evolución, las personas trabajadoras están obligadas a adaptarse o ser despedidas.

Para la realización del cambio debe haber una buena comunicación con los empleados para convencerles de que el cambio es a mejor, y les va hacer el trabajo más sencillo.

No hay que imponer y no excluir a los empleados en la toma de decisiones sobre la elección de la herramienta, hay que tener en cuenta su opinión. Debemos mantenerlos informados de los avances del proyecto, así como los problemas y soluciones que se han ido encontrando.

Que haya una buena comunicación es muy importante para poder conocer las necesidades, expectativas y opiniones de otras personas dentro de la empresa. Para asegurarse de que todos entienden el porqué del cambio y así mantener al equipo motivado.

Siguiendo estas recomendaciones nos aseguramos tener a los empleados implicados con el proyecto y así poder conseguir que la implantación del software de gestión logre los objetivos deseados.

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Dentro de la empresa hay que tener en cuenta que habrá empleados que no tengan conocimientos previos en lo que es un software de gestión y como usarlo. Por eso cobra vital importancia tener un programa de formación impartido por el proveedor del software para que se familiaricen con la herramienta.

En la planificación de la formación hay que tener en cuenta una cosa, tiene que haber una persona que conozca al 100% la aplicación, y otra «suplente», para cuando la primera coja vacaciones. Estas dos personas tienen que conocer al máximo las posibilidades de la empresa.

Después, cada departamento / sección, tiene que tener usuarios avanzados. Por último, están los usuarios finales. La formación para cada uno de estos tres tipos de usuarios («superusuarios», usuarios avanzados, y usuarios finales) será distinta.

Esta formación podrá ser online o presencial dependiendo de las necesidades de los usuarios. Deberá realizarse en el momento en el que se está implantando el software y no después, para que así una vez ya instalado los usuarios puedan ponerlo en marcha teniendo unos conocimientos previos y así no ocasionar pérdida de tiempo, y no empezar de cero.

Esta inversión en formación no es solo para el trabajador, sino también para la empresa , debido a que para ambos supone una inversión para enfrentar los retos del futuro.

También es necesario que las herramientas de formación utilizadas sean eficaces. Para ello es muy importante que los empleados no sientan que la formación que están realizando sea una pérdida de tiempo. La formación tiene que estar adaptada y personalizada a las necesidades y conocimientos previos de cada empleado.

Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora de las competencias del empleado en el correcto uso sacándole el máximo beneficio al software de gestión.

En definitiva la formación es primordial en el proceso de implantación, para que los usuarios se adapten mejor a los cambios y así minimizar los errores.

«Sólo hay algo mas caro que formar a las personas y que se marchen; no formarlos y que se queden»  Henry Ford

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• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

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