Bo día,

Esta semana que acaba de pasar foi bastante dura por unha razón, tiven que comprobar a contabilización do inmobilizado do anos 10 e 11 por mor dunha inspección da Facenda. Atopeime con problemas varios que vou expoñer ademais expoñerei as solucións que creo foron boas, e fareivos unhas recomendacións por si tendes que informatizar o inmobilizado dunha empresa.

Os problemas que detectei veñen por varios lados:

• O elevado número de elementos a controlar
• Dentro do grupo de empresas houbo unha excisión dende a matriz do grupo a unha das empresas filiais (de aí a inspección fiscal), traspasándolle grande parte do inmobilizado.
• Cambios no Plan Xeral Contable.
• Cambios internos nese mesmo plan.

Os problemas foron múltiples pero os básicos son estes:

1. Desorganización na codificación dos artigos.
2. Rexistro contable dos artigos confusos.
3. Dificultade de obtención de información referida aos elementos.

Paso a describilos máis detalladamente:
1. Codificación dos elementos de inmobilizado.

Nunha empresa pode haber infinidade de elementos a rexistrar e pode haber múltiples ubicacións dos mesmos, e incluso movementos entre esas ubicacións.
Entón antes de nada hai que proceder a identificar o inmobilizado de forma atemporal, isto quere dicir, que non é bon indentificalo pola conta contable, porque pasa o que nos pasou aquí, cambia o plan contable e as identificacións dos elementos vólvense inadecuadas. Tiñamos elementos que o código era o 217… e có plan do 2010 é o 219, entón causounos erros. A recomendación é utilizar un número ou código independente da contabilidade, e se é posible indentificar físicamente o elemento con ese código de identificación (cunha sinxela pegatina)
Codificación contable. É moi relativa, pero eu guiaríame por estes criterios:

• Se a conta de inmobilizado (grupos 200 a 221) está individualizada, entón tamén individualizar as contas do grupo 68 e 28 correspondentes. SEMPRE.
• Se decidimos non individualizar as contas eu recomendo agrupalas por anos, é dicir, crear contas 2060.2011 coas súas correspondentes 6806.2011 e 2806.2011.
• NUNCA usar unha única conta con elementos de distintos anos, por exemplo, o mobiliario ten unha amortización de 10 anos, se temos todo nunha única conta e todos os anos engadimos algún elemento, vai ser moi difícil coñecer cando un elemento está amortizado, ademais se houbo algún erro entón é case imposible detectalo se non se fai un repaso de todos os elementos dende o día da súa adquisición.

Se temos esta simulación dunha empresa con 15 elementos adquiridos en 4 anos, todos con posta en marcha o 1 de xan e 10% de coeficiente, teriamos (ver Excel)

Nesta simulación, se tiveramos un erro no ano 1998 no elemento 10, ¿que pasaría no ano 2002 se temos que auditar os datos?, que para poder localizalo deberiamos repasar:
Situación a) individualizado por anos

Repasariamos os elementos por anos, rápidamente descartamos os elementos do 1 ao 7, xa que veríamos que están totalmente amortizados e están correctos. Ao simular os elementos comprados no 1998 detectaríamos o erro, entón só revisamos os 6 elementos e as tres contas contables implicadas.

Sacariamos un Sumas e saldos e quedaría:

Así no ano 2002 a contabilidade estará 

21601995

   1.000,00

28161995

    1.000,00

21601996

   1.500,00

28161996

    1.000,00

21601997

   1.000,00

28161997

    1.000,00

21601998

   3.000,00

28161998

    2.900,00

21601999

   1.000,00

28161999

       800,00

A simple vista vemos que no ano 1998 hai un erro, debería de está totalmente amortizado, xa vamos directos a repasar esas dotacións, ademais como as teriamos individualizadas, con sacar un extracto da conta 68161998 dende o ano 1998 e xa localizariamos o ano do erro. Centrámonos entón en 5 exercicios e en 6 elementos.

Situación b) unha única conta contable.

Teriamos que sacar unha simulación de todos os elementos adquiridos ate a data, mirando un a un cal está amortizado é dicir, temos que revisar 13 elementos. E como non están illados, significa que o traballo se multiplica por dous.

O sumas e saldos sería:

2160

    7.500,00

2816

    6.700,00

Teriamos que sacar un extracto dende 1995 e deberiamos de facer a análise ano a ano, e ir desbotando exercicios. Temos que ir apuntando os elementos que se van amortizando. Unha vez encontrado o exercicio no que está o erro. Temos que repasar un a un os elementos, para ver que non se volveu a dotar un elemento xa amortizado, e para localizar onde está o erro, é dicir, temos que analizar 15 elementos e 8 exercicios.

En resume, na opción individualizada por anos revisamos 5 exercicios e 6 elementos, na opción agrupada, revisamos 8 exercicios e 15 elementos, có agravante que no futuro, se hai outro erro o repaso tamén ten que iniciarse no ano 1995.

2. Rexistro contable dos artigos confusos.

Nunha empresa temos moitos elementos de inmobilizado e desgraciadamente están “vivos”, é dicir, móvense de ubicación, repáranse, pérdense, tíranse, etc. É fundamental telos ven identificados e nomeados, imaxinádevos simplemente unhas mesas, ao longo dos anos vamos adquirindo mesas para a oficina, se non as identificamos o máis claramente posible: “mesa de oficina” en vez de “mesa de oficina gris 100×200” ou “mesa de madeira lacada en branco 100 x 100”, podémonos atopar aos dez anos cunha lista de 10 mesas “iguais” e case imposibles de identificar. Nomeando ben os elementos e engadíndolles unha pegatina có seu número no rexistro “MOB00037”, pois a identificación será completa.

Tampouco hai que ir máis alá, por exemplo, se temos varias furgonetas pois simplemente engadir a matrícula e se é posible o número de bastidor, xa está. Se temos varias ferramentas iguais, pois engadir o número de serie, simplemente para cando fagamos un reconto desbotar as ferramentas que se perderon ou danaron, pode ocorrer que teñamos 10 amoladoras na contabilidade e realmente 3 no taller.

3. Dificultade de obtención de información en papel referida aos elementos.

É importantísimo o arquivo da documentación referida ao inmobilizado xa que é a única que deberemos de conservar durante longo tempo, así unha factura de compra en 5 anos podemos destruíla, a factura de adquisición dun local tardará 50 anos en poder ser destruída.

Recomendacións para o arquivo de facturas de inmobilizado:

• Ter unhas carpeta “eterna” onde se van almacenando as facturas de inmobilizado. No arquivo do ano natural irá unha copia de dita factura.
• Identificar na factura a conta contable utilizada e o número interno de elemento.
• Anotación da data de posta en marcha
• Anotación da do número de asento inicial, así como das contas contables nas que se deu de alta.

Si é fundamental a comunicación entre departamentos, normalmente o último en enterarse dos proxectos e das súas implicacións é o departamento contable. Se o departamento contable non está debidamente informado facturas que poden parecer reparacións ou elementos illados de inmobilizado, poden ser parte dun elemento maior. Tamén pode ocorrer que a factura dunha máquina chegue en prazos (50% da sinatura da adquisición, 25% á entrega e 25% na posta en marcha) en vez dun só. Isto pode acarrear que haxa 4 elementos de inmobilizado en vez de só un con data de amortización a data de posta en marcha. Conclusión: é fundamental a comunicación dos proxectos ao departamento contable. Esta incomunicación pode supoñer perdas graves á empresa, xa que se poden estar amortizando elementos a un ritmo distinto do que debería e tamén por posibles multas da Facenda.

Tamén temos que aplicar estes conceptos de información e almacenamento para os procesos de baixa total ou parcial de inmobilizado. O inmobilizado é moi difícil de controlar, sobre todo nunha organización ampla con varias delegacións, a rotura dunha mesa por exemplo; tírase e listo, isto pode supoñer que durante anos se estea dotando a amortización dun elemento que xa non existe. A miña recomendación é facer, se temos o inmobilizado ben identificado, un inventario, polo menos cada 3 anos.

Conclusións:

As conclusión básicas para levar medianamente ben un inmobilizado son:
• Formalización dos procesos (definilos e deixalos por escrito) relativos ao inmobilizado:

• o Alta de inmobilizado
• o Baixa Total de Inmobilizado
• o Baixa Parcial
• o Tratamento dos Elementos en Curso
• o Arquivo das facturas de Inmobilizado

• Identificar sen posibilidade de dúbida os elementos;
• Comunicación entre os diferentes departamentos e o departamento contable. O departamento contable ten que estar informado previamente á recepción de facturas, dos proxectos e das adquisicións da empresa;
• Arquivo conciso e desglosado dos documentos (facturas, partes de traballo internos e externos, recepción de maquinaria, recepción de software,…)

Espero que esta anotación do blog vos resulte interesante e que vos poida axudar para ter unha xestión do inmobilizado máis práctica e correcta.

Gracias pola vosa atención e agradecería moito comentarios para a mellora deste post.