Dentro de la empresa hay que tener en cuenta que habrá empleados que no tengan conocimientos previos en lo que es un software de gestión y como usarlo. Por eso cobra vital importancia tener un programa de formación impartido por el proveedor del software para que se familiaricen con la herramienta.

En la planificación de la formación hay que tener en cuenta una cosa, tiene que haber una persona que conozca al 100% la aplicación, y otra «suplente», para cuando la primera coja vacaciones. Estas dos personas tienen que conocer al máximo las posibilidades de la empresa.

Después, cada departamento / sección, tiene que tener usuarios avanzados. Por último, están los usuarios finales. La formación para cada uno de estos tres tipos de usuarios («superusuarios», usuarios avanzados, y usuarios finales) será distinta.

Esta formación podrá ser online o presencial dependiendo de las necesidades de los usuarios. Deberá realizarse en el momento en el que se está implantando el software y no después, para que así una vez ya instalado los usuarios puedan ponerlo en marcha teniendo unos conocimientos previos y así no ocasionar pérdida de tiempo, y no empezar de cero.

Esta inversión en formación no es solo para el trabajador, sino también para la empresa , debido a que para ambos supone una inversión para enfrentar los retos del futuro.

También es necesario que las herramientas de formación utilizadas sean eficaces. Para ello es muy importante que los empleados no sientan que la formación que están realizando sea una pérdida de tiempo. La formación tiene que estar adaptada y personalizada a las necesidades y conocimientos previos de cada empleado.

Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora de las competencias del empleado en el correcto uso sacándole el máximo beneficio al software de gestión.

En definitiva la formación es primordial en el proceso de implantación, para que los usuarios se adapten mejor a los cambios y así minimizar los errores.

«Sólo hay algo mas caro que formar a las personas y que se marchen; no formarlos y que se queden»  Henry Ford

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Para ello deberemos formularnos unas ciertas preguntas para conocer mejor nuestras necesidades:

– ¿Cuáles son los procesos clave de la empresa?

Es vital hacer una lista de los procesos que hacemos en la empresa, en todas las empresas se compra, se vende e incluso se transforma o fabrica. Por ejemplo, una distribuidora de perfumería de alta gama y una distribuidora de material médico de elevado precio. Diríamos que ambas son iguales y sus procesos los mismos.

Pues no, la primera centrará sus esfuerzos en la venta y en la actividad comercial pues el margen es elevadísimo 400% o 500%, el proceso fundamental será la venta. En la segunda, el control de stock es fundamental la pérdida de una prótesis de 800€ de coste no es lo mismo que perder un par de gafas de 10€ de coste.

– ¿Cuáles son las particularidades del sector?

Una empresa de distribución de carne o alimentos tiene por obligación llevar una trazabilidad y un control de caducidades. Una distribuidora de material informático tendrá especial cuidado en la obsolescencia de su material. Un almacén de una constructora tendrá como principal objetivo controlar el material que se imputa a cada obra.  No todos los sectores son iguales.

– ¿Cuáles son las perspectivas de futuro de la empresa?

Toda empresa debería de tener definido su plan estratégico, los objetivos planteados (y cuantificados) tienen que ser controlados. Definiendo estas necesidades sabremos las carencias de información, y por lo tanto de nuestro software, y donde tendremos que completarlo y/o sustituirlo.

Si un objetivo estratégico es la implantación de un sistema de control de la tesorería, tendrá que buscar un programa con tesorería o adquirir un módulo. Si mi objetivo es mejorar mis ventas, necesitaré un módulo de CRM.

– ¿Cuáles son las peculiaridades de los clientes y proveedores?

Los que trabajan con El Corte Inglés y otras grandes superficies lo saben. Los requisitos de información y logística de estos son bestiales, muy distintos al del pequeño comercio. Exigirá el EDI para poder trabajar, con lo que nuestro sistema deberá poder enlazar con el mismo.

Si trabajamos con la administración pública tendré que poder enviar factura electrónica.

Si mi proveedor es un monopolio (o casi) y me exige que le introduzca en su sistema los pedidos y facturas, tendré un programa adecuado.

Procesos – Sector – Planificación – Terceros

Haciéndonos estas preguntas encontraremos las respuestas para saber lo que buscamos y necesitamos.

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Lo primero antes de elegir un software de gestión para su empresa. Es tener claro lo que es y lo que se lograría al implantarlo en la empresa.  

Básicamente un software de gestión o ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (almacén, fabricación, compras, ventas…) donde su función principal es la de ayudar a administrar a empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. Con el software de gestión su empresa logrará tener ventaja competitiva sobre el resto de empresas que no tengan un software de este tipo, o que no lo tengan optimizado.

Ahora que ya sabemos lo que es y para lo que sirve a continuación vamos a detallar como elegir el mejor software de gestión para su empresa. Lo principal es tener en cuenta las necesidades que tienen en la empresa y los objetivos que se quiere lograr con su implantación.  Además hay que tener en cuenta las características de la empresa por ejemplo: tamaño de la empresa, sector en el que trabaja…. También al haber diferentes programas de gestión en el mercado se debe elegir aquel software que permita ser más eficiente y lograr mayor rentabilidad por ello, además de que se pueda adaptar a las necesidades de la empresa, se necesita que se pueda modificar ya que en la actualidad las empresas están en constante evolución y cada empresa tiene diferentes procesos que pueden ser más sencillos o más complejos.

Otro aspecto no menos importante es asegurarse de que la empresa que nos proporcione el software incluya una formación inicial para aquellos empleados que no tengan experiencia en este tipo de software y que cuente con un servicio de soporte y mantenimiento adecuado para cualquier incidencia que pueda ocurrir. Y que a poder ser sea un software de gestión que se pueda integrar a terceros (otros programas utilizados por la empresa) es un punto a tener en cuenta.

Con estos consejos su empresa tendrá un software de gestión que cumpla sus expectativas y así lograr mayor rentabilidad y productividad en el corto/medio plazo.

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