Como ya comentamos en un post anterior http://dskconecta.net/cultura-empresarial/software-gestion-empresa/ antes de elegir un software de gestión hay que tener en cuenta unos puntos básicos previos a su elección.

Una vez ya elegido el software adecuado, llega el momento de su implantación, un proceso no menos importante. Lo primordial antes de su implantación es tener en cuenta que no es una tarea simple y rápida, pero que a cambio se obtendrá numerosos beneficios para la empresa.

Para evitar que sea más costoso de lo previsto o que se tardara más tiempo en implantarlo, hay que seguir ciertos pasos básicos para su correcta implantación:

  1. Planificar cuidadosamente cada etapa del proceso, es decir la empresa tiene que tener las cosas claras de lo que quiere antes de empezar. En este punto tenemos que definir claramente los objetivos y los procesos que se producen dentro de la empresa. Así los procesos deberemos de:

• Enumerarlos,
• Priorizarlos, y
• Determinar qué información necesitamos en cada uno de ellos para hacer el proceso.

Es muy importante elaborar este plan para así poder transmitir los requisitos específicos al proveedor del software para que tenga claro lo que la empresa necesita, además debemos tener clara la información que tenemos que sacar del programa y asegurarse que el software de gestión lo pueda llevar a cabo.

2. La Comunicación. Es muy importante que sea fluida durante todo el proceso entre la empresa y el proveedor del software, para así poder aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir y evitar problemas mayores. No dude o tenga reparo en pedir ayuda a los proveedores del software, ya que son los que más conocen el producto y mejor le podrán asesorar.

3. Seleccionar las personas  adecuadas dentro de la empresa, a poder ser que tengan experiencia en este tipo de programas, para que sea más fácil su implantación y procurar que estén  implicadas en el proceso. Si no es posible encontrar a personal con experiencia, que la empresa proveedora del software proporcione un programa de formación para los empleados. Es importante designar un responsable de implantación, y que este disponga de los recursos necesarios, sobre todo tiempo.

  4. Desarrollar el software de gestión. Una vez ya aclarado cuales son las necesidades de la empresa, sus objetivos y los procesos que hay dentro de la empresa están ya definidos. Hay que adaptar y configurar el software para que se adecue a ellos, lo que implica que el proveedor del software lo desarrolle para adecuarlo a las peculiaridades de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el software de gestión se seguirá actualizando a medida que la empresa evolucione en el futuro y adaptándose a sus necesidades futuras.

Hay que tener muy en cuenta estos pasos ya que según un estudio realizado en 2013: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de su software.

Una vez implantado con éxito en su totalidad el software de gestión: instalada la infraestructura necesaria, migración de datos…  La siguiente etapa será la de mantenimiento y que próximamente haremos hincapié en nuestro blog.

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Lo primero antes de elegir un software de gestión para su empresa. Es tener claro lo que es y lo que se lograría al implantarlo en la empresa.  

Básicamente un software de gestión o ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (almacén, fabricación, compras, ventas…) donde su función principal es la de ayudar a administrar a empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. Con el software de gestión su empresa logrará tener ventaja competitiva sobre el resto de empresas que no tengan un software de este tipo, o que no lo tengan optimizado.

Ahora que ya sabemos lo que es y para lo que sirve a continuación vamos a detallar como elegir el mejor software de gestión para su empresa. Lo principal es tener en cuenta las necesidades que tienen en la empresa y los objetivos que se quiere lograr con su implantación.  Además hay que tener en cuenta las características de la empresa por ejemplo: tamaño de la empresa, sector en el que trabaja…. También al haber diferentes programas de gestión en el mercado se debe elegir aquel software que permita ser más eficiente y lograr mayor rentabilidad por ello, además de que se pueda adaptar a las necesidades de la empresa, se necesita que se pueda modificar ya que en la actualidad las empresas están en constante evolución y cada empresa tiene diferentes procesos que pueden ser más sencillos o más complejos.

Otro aspecto no menos importante es asegurarse de que la empresa que nos proporcione el software incluya una formación inicial para aquellos empleados que no tengan experiencia en este tipo de software y que cuente con un servicio de soporte y mantenimiento adecuado para cualquier incidencia que pueda ocurrir. Y que a poder ser sea un software de gestión que se pueda integrar a terceros (otros programas utilizados por la empresa) es un punto a tener en cuenta.

Con estos consejos su empresa tendrá un software de gestión que cumpla sus expectativas y así lograr mayor rentabilidad y productividad en el corto/medio plazo.

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