Como ya comentamos en un post anterior http://dskconecta.net/cultura-empresarial/software-gestion-empresa/ antes de elegir un software de gestión hay que tener en cuenta unos puntos básicos previos a su elección.

Una vez ya elegido el software adecuado, llega el momento de su implantación, un proceso no menos importante. Lo primordial antes de su implantación es tener en cuenta que no es una tarea simple y rápida, pero que a cambio se obtendrá numerosos beneficios para la empresa.

Para evitar que sea más costoso de lo previsto o que se tardara más tiempo en implantarlo, hay que seguir ciertos pasos básicos para su correcta implantación:

  1. Planificar cuidadosamente cada etapa del proceso, es decir la empresa tiene que tener las cosas claras de lo que quiere antes de empezar. En este punto tenemos que definir claramente los objetivos y los procesos que se producen dentro de la empresa. Así los procesos deberemos de:

• Enumerarlos,
• Priorizarlos, y
• Determinar qué información necesitamos en cada uno de ellos para hacer el proceso.

Es muy importante elaborar este plan para así poder transmitir los requisitos específicos al proveedor del software para que tenga claro lo que la empresa necesita, además debemos tener clara la información que tenemos que sacar del programa y asegurarse que el software de gestión lo pueda llevar a cabo.

2. La Comunicación. Es muy importante que sea fluida durante todo el proceso entre la empresa y el proveedor del software, para así poder aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir y evitar problemas mayores. No dude o tenga reparo en pedir ayuda a los proveedores del software, ya que son los que más conocen el producto y mejor le podrán asesorar.

3. Seleccionar las personas  adecuadas dentro de la empresa, a poder ser que tengan experiencia en este tipo de programas, para que sea más fácil su implantación y procurar que estén  implicadas en el proceso. Si no es posible encontrar a personal con experiencia, que la empresa proveedora del software proporcione un programa de formación para los empleados. Es importante designar un responsable de implantación, y que este disponga de los recursos necesarios, sobre todo tiempo.

  4. Desarrollar el software de gestión. Una vez ya aclarado cuales son las necesidades de la empresa, sus objetivos y los procesos que hay dentro de la empresa están ya definidos. Hay que adaptar y configurar el software para que se adecue a ellos, lo que implica que el proveedor del software lo desarrolle para adecuarlo a las peculiaridades de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el software de gestión se seguirá actualizando a medida que la empresa evolucione en el futuro y adaptándose a sus necesidades futuras.

Hay que tener muy en cuenta estos pasos ya que según un estudio realizado en 2013: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de su software.

Una vez implantado con éxito en su totalidad el software de gestión: instalada la infraestructura necesaria, migración de datos…  La siguiente etapa será la de mantenimiento y que próximamente haremos hincapié en nuestro blog.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Si nos referimos a un proceso empresarial lo definiríamos como cualquier actividad ordenada que debe llevar a cabo la empresa para poder satisfacer necesidades y requerimientos de sus clientes.

Como observamos ambas definiciones son diferentes, pero lo cierto es que en todos los procesos por muy diversos que sean existe un punto de partida, al cual es sometido a una especie de transformación, para luego obtener un resultado especifico, teniendo en cuenta una serie de acciones que deben ser cumplidas para cumplir dicho fin.

A continuación os presento una analogía para entender mejor lo que es un proceso. Por ello vamos a explicar el proceso de cómo hacer un huevo frito y observaréis como la definición común que vimos antes, se puede aplicar a todo tipos de procesos por sencillos o más complejos que sean.

Como hacer un huevo frito:

• Punto de partida: Coger una sartén pequeña pero honda, se le pone aceite dejando calentar hasta que empiece a humear. Cogemos un huevo daremos un ligero golpe al borde de un plato separamos los dos casquetes con los dedos pulgares y lo verteremos sobre la sartén.
• Transformación:  Al echar el huevo inclinamos la sartén para que el aceite se decante hacia un lado, hacia donde echamos el huevo. Con la espumadera se va echando aceite sobre la yema, hasta que la clara y la yema alcancen la consistencia deseada.
• Resultado específico: Enseguida retiramos el huevo del fuego y ya tenemos nuestro huevo frito para servir en un plato.
• Fin: Comer el huevo frito. Que aproveche

Si ahora queremos esquematizar el proceso para hacerlo siempre de la misma manera y así obtener la misma calidad, tendríamos que sistematizarlo y medir hasta el más mínimo detalle:

1. Materiales necesarios
   1. Huevo entre 50-60gr
   2. Aceite de oliva de 0,4 grados, 200 ml
   3. Sartén de 20cm
   4. Espumadera
   5. Vaso
2. Verter los 200ml de aceite en la sartén
3. Encender la cocina
4. Calentar hasta 70 grados centígrados
5. Romper el huevo en el vaso separando la cáscara en dos partes con los pulgares
6. Revisión ocular y olfativa para detectar suciedades y posibles malos estados
7. Inclinar la sartén con un ángulo de 30 grados
8. Verter el huevo en el aceite
9. Dejarlo freír echando aceite sobre la yema hasta que esté totalmente blanca
10. Una vez la yema está blanca dejamos de echar aceite sobre ella
11. Esperar que el borde tenga 5 mm de clara tostada.
12. Retirar del aceite con una espumadera
13. Apagar la cocina
14. Disfrutar de nuestro huevo

Si homogeneizamos nuestros procesos y los medimos es más fácil detectar problemas y aplicar soluciones. Si cada vez hacemos las mismas tareas de manera diferente no las podremos mejorar.

Como hemos visto en este proceso comparte con otro tipo de procesos las mismas etapas: punto de partida, transformación, resultado especifico y lograr el fin deseado. Por ello esta analogía nos sirve para explicar de una forma más sencilla, en qué consisten algunos procesos más complejos.

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A reenxeñeria de procesos pode ser clave en momentos de crise como nos que estamos. Para aproveitala e adaptala ó noso negocio debemos ter en conta algunhas ideas básicas:

1. Comezar polos procesos estratéxicos de valor engadido.
2. Atender tamén ós procesos de apoio.
3. Pensar en implantar tecnoloxía informática nos servizos básicos de valor engadido.
4. Representar as fronteiras entre os nosos procesos e os de provedores e clientes.
5. Analizar as opcións de executar certas funcións internamente ou con terceiros.
6. Representar os beneficios da centralización en contraposición á descentralización.
7. Pensar en segmentar a procesos e crear fluxos paralelos de procesos.
8. Modificar a orde en que se levan a cabo certas actividades, onde sexa posible, para eliminar a necesidade de procesos separados.
9. Repensar e volver a situar controles.
10. Simplificar interfaces e correntes de información.