¿Puede un evento sobre contabilidad crear la misma expectación que un partido de fútbol? Sí, si situamos la respuesta en los Países Bajos.

Nuestra central Exact muestra sus novedades en el mayor encuentro tecnológico que se celebra en ese país con unos 6.000 asistentes.

La introducción de lo social en la gestión contable también pretende ser un gran cambio. 

Para Roberto López, responsable de Exact Cloud Solutions en España, se trata de ganar tiempo y, por tanto, dinero. Cuando el cliente y su asesor disponen de la información al momento, se pueden tomar mejores decisiones. ¿Vale la pena descontar en una factura? ¿Hay que dividir los pagos? Y eso es posible gracias a esa integración de datos al instante, que evita el tener que recopilarlos en un programa, exportarlos a otro, compartirlos y analizarlos. Si está todo en uno, se puede planificar, y no solo esperar, a que el asesor fiscal apruebe las cuentas a fin de mes.

Leer más en Llega la Contabilidad 4.0: será autónoma y… ‘colaborativa’

¿Te aparecen las Nike que viste en Amazon en otras páginas por las que navegas? ¿Y en tu Facebook?  ¡A mí también!

Todo esto es posible gracias al Big data.

Vamos a ver en este post qué es el Big Data y qué ventajas tiene para las pymes. Recalcar que no solo las grandes corporaciones pueden sacar partido del análisis de datos, existe el concepto llamado “Small Data” entendido como Big Data para pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es el Big Data?

“Denominamos Big Data a la gestión y análisis de enormes volúmenes de datos que no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los límites y capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la captura, gestión y procesamiento de datos.”

El Big data se define también a través de las conocidas como las 5 V’s (que inicialmente eran 3): volumen, velocidad, variedad, veracidad y valor.

¿Qué ventajas aporta el Big Data a las pymes?

Las principales ventajas que aporta el análisis de datos a las empresas serían:

• Toma de decisiones bien informadas: Permite tomar decisiones fundamentadas que mejoren la organización. Por ejemplo, si cuentas con locales comerciales puedes tomar decisiones con respecto a cada uno de ellos (rendimientos, rotación, etc.).
• Optimizar flujos de trabajo: Optimizar procesos permite ganar tiempo y mejorar el rendimiento de la empresa. El correcto análisis de datos permite identificar los “cuellos de botella” dentro de nuestros procesos y eliminarlos.
• Identificar tendencias y lanzar nuevos productos al mercado: En la actualidad a través de internet y otros medios los consumidores aportamos información sobre nuestros gustos, haciendo que las empresas los identifiquen y a apuesten por nuevos productos. Por ejemplo, la serie House of Cards de Netflix está hecha a partir del análisis de los gustos de los consumidores.
• Segmentar y optimizar tus acciones comerciales con tus clientes: En el entorno actual es primordial conocer a tu cliente “ideal”, pero también lo es segmentar correctamente el conjunto de tus clientes. Con una correcta segmentación podrás ofrecerles aquello que les interesa y necesitan.
• Mejorar la satisfacción de tus clientes: Saber en todo momento lo que pasa con tus clientes (consumos, sugerencias, oportunidades, necesidades, etc.) te permite dar un mejor servicio e identificar aquellos productos que más interesan y cuáles no.

Existen en el mercado muchas herramientas que se adaptan tanto a las necesidades como al presupuestos de todo tipo de empresas. Si necesitas un software completo que te permita analizar tus ventas, gestionar tu stock, definir tus procesos, controlar flujos de trabajo, y elaborar informes detallados cuenta con nosotros. Te llamamos y asesoramos.

Nuestros programas en la nube te ayudarán a gestionar de forma eficiente tu negocio. Podrás extraer y analizar datos que te servirán para tomar decisiones bien informadas y reaccionar de la mejor forma posible ante cualquier contingencia.

Las empresas hacemos multitud de actividades a lo largo de día, implicando muchísimos aspectos. Realizamos tareas que aportan valor, un programa, un informe, una venta, una compra, etc y realizamos otras muchas que no lo hacen, llevar el coche de empresa a la ITV,fichar a la entrada y salida, etc

Ahora tenemos que ponernos en el lugar del gerente o del director, evidentemente dirección tiene que tener una visión GLOBAL del negocio, saber por donde entra el dinero y por donde sale. Desgraciadamente por donde entra es fácil de conocer, el problema está en detectar por donde sale. Imaginemos un caso práctico una empresa mediana con 5 empleados y 2 millones de facturación, dedicada a la distribución alimenticia, con las siguientes actividades cada una controlada de una manera distinta:

• sistema de fichaje del personal, con su programa «HR-Control»
• 2 comerciales, con su CRM
• 2 comerciales con gastos, llevan un Excel
• 1 autónomo a sueldo compartido con una fábrica, que tiene su propia tablet, programa de ventas y CRM.
• 1 repartidor que controla los gastos de la furgoneta en un excel y también las reparaciones y revisiones.
• 1 almacenista que controla las temperaturas de los frigoríficos con el programa específico de los mismos.
• 1 administración con su ERP y también hace funciones comerciales y recobro con el mismo CRM que los comerciales.
• Subcontrata que le hace los siguientes trabajos: Ley de protección de datos, Análisis de Puntos Críticos, Seguirdad en el trabajo y asesoramiento en Sanidad.

Podríamos seguir con otras muchas entidades que controlar, pero dirección no puede, ni debe, conocer todos los sistemas de control que hay en la empresa, necesita un único sistema donde RECOGER la información. Sí, he dicho RECOGER no GENERAR, cada entidad tiene un sistema de generación de datos (horas de entrada, temperaturas, …) sistemas muy específicos y especializados.

¿Qué necesitamos entonces en la empresa? Escoger de cada entidad los datos básicos, los que necesitamos para la visión GLOBAL. Sigamos con nuestro ejemplo:

• sistema de fichaje. Recogeríamos aquí por ejemplo los retrasos y las asuencias.
• Comerciales. Información sobre cada visita (cliente, persona de contacto, día, hora de entrada, hora de salida, notas, resultado -venta, no venta-)
• Comerciales. Información mensual de gastos. (Comercial, tipo de gasto, importe)
• Autónomo. Le exigiremos la misma información que a nuestros comerciales.
• Repartidor. Información sobre cada visita (cliente, persona de contacto, dái, hora de entrada, incidencias -atasco, aparcamiento, regida de material en mal estado,…)
• Repartidor. Información mensual sobre la furgoneta. (Día Parada, Motivo -avería, mantenimiento, limpieza, revisón…-, horas, importe)
• Repartidor. Información mensual sobre redimiento (Entregas realizadas, incidencias, etc)
• Almacenista. Información sobre los frigoríficos (Incidencias, averías, mantenimiento,…)
• Administración. Informes de ventas, recobros etc
• Subcontrata. Información sobre visitas realizadas, incidencias de APCC, registros de sanidad.

La primera conclusión que sacamos es que la variedad de datos es enorme y la segunda que su homogeneización es imposible. ¿qué solución necesitamos? La empresa necesita una herramienta:

1. Flexible: permita añadir nuevas actividades o entes controlables
2. Adaptable: cambiar o agregar nuevas mediciones
3. Sencilla: dada la cantidad de actividades y personas el uso tiene que ser extremadamente sencillo
4. Simple: la adicción de nuevas actividades
5. Accesible:nuestro departamento informático tiene poder acceder fácilmente a él para los enlaces con nuestros sistemas

¿qué herramienta usar entonces? En Desktop recomendamos dos, una semigratuita que es Microsoft Sharepoint, pero necesita de mucha programación previa y la otra es Synergy de Exact Software, que es de pago.

Para Sharepoint buscad en la web de Ms y para Synergy en la web de Exact (www.exact.es) o podeis ver este divertido vídeo de cómo lo usa Papá Noel (http://www.youtube.com/watch?v=lgMno1IF2_k)

Xabier Vázquez
Director

Bo día, estimados seguidores.

Me complace enviaros nuestro nuevo post en nuestro canal de YouTube. ¿Porqué implementar una herramienta tan potente como Synergy Enterprise en nuestra organización?

Es una respuesta difícil de responder ya que Synergy es una herramienta que suele entrar en las empresas para cubrir una determinada necesidad (Call Center, un CRM, un control de los comerciales,…) pero enseguida se va extendiendo por el resto de la organización; «¡Yo también lo quiero!» nos dicen los otros departamentos.

Básicamente se pueden reducir las ventajas de Synergy en tres:

1. Abarca toda la organización.

2. Convierte los datos en Información.

3. Es muy sencilla de adaptar a nuestra operativa.

Ved nuestro video de presentación en YouTube (http://youtu.be/M_BQqTzbDz8), en próximos días iremos ampliando esta información.

Muchas gracias por seguir ahí con nosotros.

El equipo de Desktop

Con esta aparición no Android Market, Synergy convértese na ferramente perfecta para a xestión empresarial dende calquera parte. Con ela poderás:

• Acceder ó teu fluxo de traballo
• Manexar a túa planificación e máis as dos teus compañeiros
• Ver, procesar, crear e editar peticións
• Acceder a toda a información dos clientes. Podes chamalos directamente ou obter a ruta para chegar a eles
• Chamar ou mandar emails ós teus compañeiros
• Arquivar facturas na túa conta de gastos mediante fotos e referencialos a proxectos ou contas
• Pedir vacacións
• Xestionar os tempos dos proxectos

Aquí podes ver algunhas das pantallas do Synergy en iPad:

Algunhas pantallas do fluxo de traballo:

O calendario:

Control de gastos:

Exemplo de conta:

Control de tempos:

Bótalle unha ollada as posibilidades que pode ter Exact Synergy na túa empresa

Actualizado: Tamén dispoñible para Android

Boas novas para todos os usuarios de iPad e iPhone e da solución colaborativa única no mercado: Exact Synergy. Dende hai uns días xa tedes dispoñible na App Store a aplicación gratuíta de Synergy que te dará máis liberdade aínda se cabe para poder traballar onde desexes.

Este novo impulso da compañía holadesa nos leva a un entorno de colaboración e control na empresa inédito no mercado das solucións empresariais a nivel mundial.

Con esta aplicación o usuario dispón de todos os datos dos seus clientes no peto, xa que permite:

• Traballar en local ou en remoto
• Visualizar en tempo real os activos
• Enviar ou recibir datos por email de pedidos, clientes e documentos en PDF coas facturas
• Acceder os datos dos clientes
• Planificar unha cita ou engadir fotos o listado de clientes