¿Te aparecen las Nike que viste en Amazon en otras páginas por las que navegas? ¿Y en tu Facebook?  ¡A mí también!

Todo esto es posible gracias al Big data.

Vamos a ver en este post qué es el Big Data y qué ventajas tiene para las pymes. Recalcar que no solo las grandes corporaciones pueden sacar partido del análisis de datos, existe el concepto llamado “Small Data” entendido como Big Data para pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es el Big Data?

“Denominamos Big Data a la gestión y análisis de enormes volúmenes de datos que no pueden ser tratados de manera convencional, ya que superan los límites y capacidades de las herramientas de software habitualmente utilizadas para la captura, gestión y procesamiento de datos.”

El Big data se define también a través de las conocidas como las 5 V’s (que inicialmente eran 3): volumen, velocidad, variedad, veracidad y valor.

¿Qué ventajas aporta el Big Data a las pymes?

Las principales ventajas que aporta el análisis de datos a las empresas serían:

• Toma de decisiones bien informadas: Permite tomar decisiones fundamentadas que mejoren la organización. Por ejemplo, si cuentas con locales comerciales puedes tomar decisiones con respecto a cada uno de ellos (rendimientos, rotación, etc.).
• Optimizar flujos de trabajo: Optimizar procesos permite ganar tiempo y mejorar el rendimiento de la empresa. El correcto análisis de datos permite identificar los “cuellos de botella” dentro de nuestros procesos y eliminarlos.
• Identificar tendencias y lanzar nuevos productos al mercado: En la actualidad a través de internet y otros medios los consumidores aportamos información sobre nuestros gustos, haciendo que las empresas los identifiquen y a apuesten por nuevos productos. Por ejemplo, la serie House of Cards de Netflix está hecha a partir del análisis de los gustos de los consumidores.
• Segmentar y optimizar tus acciones comerciales con tus clientes: En el entorno actual es primordial conocer a tu cliente “ideal”, pero también lo es segmentar correctamente el conjunto de tus clientes. Con una correcta segmentación podrás ofrecerles aquello que les interesa y necesitan.
• Mejorar la satisfacción de tus clientes: Saber en todo momento lo que pasa con tus clientes (consumos, sugerencias, oportunidades, necesidades, etc.) te permite dar un mejor servicio e identificar aquellos productos que más interesan y cuáles no.

Existen en el mercado muchas herramientas que se adaptan tanto a las necesidades como al presupuestos de todo tipo de empresas. Si necesitas un software completo que te permita analizar tus ventas, gestionar tu stock, definir tus procesos, controlar flujos de trabajo, y elaborar informes detallados cuenta con nosotros. Te llamamos y asesoramos.

Nuestros programas en la nube te ayudarán a gestionar de forma eficiente tu negocio. Podrás extraer y analizar datos que te servirán para tomar decisiones bien informadas y reaccionar de la mejor forma posible ante cualquier contingencia.

Nueva versión del formato de la factura electrónica 

Estas modificaciones afectan a los sujetos pasivos obligados a presentar factura electrónica ante las Administraciones Públicas.

Está prevista la entrada en vigor de un modelo semántico común para la recepción de todas las facturas electrónicas por las Administraciones de todos los estados de la UE en lo todo lo referido a contratación pública.

• En la Administración General del Estado, será exigible a partir del 27 de noviembre de 2018.
• En el resto de administraciones territoriales, se podrá disponer de un plazo superior.

Las modificaciones en el XML, serán mediante la introducción de etiquetas específicas que van a recoger:

1. Para la documentación acreditativa de cesiones: se añaden nuevos campos para identificar la referencia electrónica de los documentos de cesión de crédito derivados de la factura:
   • Poderes acreditativos de la representación
   • Poderes acreditativos de la cesión
   • Acuerdo de la cesión
2. Fecha de expedición de la factura rectificada
3. Descripción general de la factura
4. A nivel de factura, la referencia del expediente de contratación cuando la factura se refiera a un solo contrato o pedido.
5. Pagos en especie, motivo por el que existe el pago y el importe del mismo.

Se añade una nueva unidad, el Kilovatio por hora (KWh), a la tabla de tipos de unidades del esquema de Facturae.

Se añade el formato HTML a los formatos aceptados para documentos adjuntos a la factura.

La entrada en vigor es para el día 25/02/2018.

Más información en: http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2017-9982

La Agencia Tributaria ha establecido dos semanas de pruebas para el nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA y entre el 19 y el 29 de junio se podrán realizar envíos en el entorno real, pero sin trascendencia tributaria, según ha informado el organismo tributario en su página web.

Excepcionalmente y con objeto de que se puedan realizar pruebas de conexión en el entorno de producción, entre el 19 de junio y el 29 de junio se podrán realizar envíos en el entorno real, pero sin trascendencia tributaria.

Todas las facturas recibidas en ese periodo serán borradas físicamente del entorno de producción el día 30 de junio de 2017, que a tales efectos permanecerá cerrado ese día.

Además, todos los envíos de facturas realizados en el entorno de producción, incluidos los enviados entre el 19 y 29 de junio, deberán llevar la versión 1.0 en los ficheros XML de los distintos libros.

No obstante, a partir de este jueves es posible realizar el envío de la autorización de simplificación en materia de facturación o de sistemas de registro autorizados.

El sujeto pasivo autorizado, antes del primer envío del registro de facturación correspondiente a alguna de estas autorizaciones, deberá remitir copia de la autorización en el apartado previsto para aportarla a través de cualquiera de dos rutas.

Fuente: EUROPA PRESS

Más información: AEAT 

La tecnología hoy en día es uno de los factores diferenciadores entre las empresas. El ritmo al que avanza está derivando en un aumento de la brecha en el nivel de productividad entre ellas. Las organizaciones líderes destinan más recursos a I+D+i, lo que les da mayor ventaja competitiva frente a sus competidores, aumentando su cuota de mercado y resultando más atractivas al talento.  ¿Cómo sería Amazon sin estos robots? ¿cuántas personas se necesitarían para hacer el mismo trabajo en el mismo tiempo?

La simple implantación de DSK Tablet, un sistema de toma de pedidos in situ, hizo que -a pesar de crecer un 35% en 3 años- Proindex no haya aumentado el personal de administración, en cambio incrementó el departamento comercial. Ahora los pedidos llegan automáticamente al sistema, antes eran vía telefónica, los comerciales perdían tiempo hablando con administración y administración con los comerciales. ….

Para las empresas, la tecnología, la creatividad, la gestión, la innovación son factores fundamentales para su rentabilidad, crecimiento y competitividad. Pero, ¿están nuestras empresas apostando por la tecnología?

Como ya vimos en un reciente artículo de nuestro blog, las pymes españolas siguen teniendo la necesidad de digitalizarse. Apostar por la tecnología y gestionar de manera más eficiente los recursos es lo que nos hace competitivos.

La tecnología está tardando en llegar a nuestras empresas. Pequeños pasos, tales como escoger un buen programa de gestión, que nos automatice procesos, nos hará más competitivos y atractivos para el mercado actual. Las empresas más punteras y rentables no han dudado en Informatizar el control de la relación con los clientes, el control de flujos de trabajo, el control de la relación con proveedores y colaboradores, la gestión documental o  la gestión de los Recursos Humanos. No nos podemos quedar atrás.

Tenéis en este post los puntos básicos para escoger el programa de gestión más adecuado: PUNTOS BÁSICOS PARA ELEGIR UN SOFTWARE DE GESTIÓN ADECUADO PARA MI EMPRESA

¡¡No todo es malo!! Los avances sin freno en la innovación tecnológica han traído consigo más facilidades a la hora de acceder a las nuevas tecnologías. Se han eliminado costosas barreras de entrada. Gracias por ejemplo al Cloud computing, la tecnología es hoy mucho más accesible para todos, particulares y empresas. Tenemos a la comunidad techie y el Open source.

¿Quieres saber más sobre los procesos que se pueden informatizar en tu empresa?  ¿Te llamamos?

“Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente” Peter Drucker

Dentro de la empresa hay que tener en cuenta que habrá empleados que no tengan conocimientos previos en lo que es un software de gestión y como usarlo. Por eso cobra vital importancia tener un programa de formación impartido por el proveedor del software para que se familiaricen con la herramienta.

En la planificación de la formación hay que tener en cuenta una cosa, tiene que haber una persona que conozca al 100% la aplicación, y otra «suplente», para cuando la primera coja vacaciones. Estas dos personas tienen que conocer al máximo las posibilidades de la empresa.

Después, cada departamento / sección, tiene que tener usuarios avanzados. Por último, están los usuarios finales. La formación para cada uno de estos tres tipos de usuarios («superusuarios», usuarios avanzados, y usuarios finales) será distinta.

Esta formación podrá ser online o presencial dependiendo de las necesidades de los usuarios. Deberá realizarse en el momento en el que se está implantando el software y no después, para que así una vez ya instalado los usuarios puedan ponerlo en marcha teniendo unos conocimientos previos y así no ocasionar pérdida de tiempo, y no empezar de cero.

Esta inversión en formación no es solo para el trabajador, sino también para la empresa , debido a que para ambos supone una inversión para enfrentar los retos del futuro.

También es necesario que las herramientas de formación utilizadas sean eficaces. Para ello es muy importante que los empleados no sientan que la formación que están realizando sea una pérdida de tiempo. La formación tiene que estar adaptada y personalizada a las necesidades y conocimientos previos de cada empleado.

Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora de las competencias del empleado en el correcto uso sacándole el máximo beneficio al software de gestión.

En definitiva la formación es primordial en el proceso de implantación, para que los usuarios se adapten mejor a los cambios y así minimizar los errores.

«Sólo hay algo mas caro que formar a las personas y que se marchen; no formarlos y que se queden»  Henry Ford

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

• Económico: El precio siempre es la variable fundamental en cualquier inversión, tenemos que tener en cuenta con que presupuesto contamos y si lo que nos ofrecen se ajusta a este presupuesto. También hay que recordar que la elección del software es una inversión estratégica, incluso mayor que la adquisición de una máquina. Si la opción que nos gusta se pasa de precio, siempre podemos negociar con el proveedor para llegar a un acuerdo que beneficie a las dos partes. Si no podemos adquirir lo que necesitamos mejor es quedarnos con lo que tenemos, y ahorrar para el siguiente ejercicio.

• Experiencia: Hay que ver antes de elegir al proveedor, la experiencia que tienen en la implantación de este tipo de productos y con que empresas esta trabajando y si se asemejan al sector en el que nosotros trabajamos. Es muy importante que nos muestre cual es su proceso y cómo lo podría adecuar a nuestra organización.

• Formación / Soporte / Atención al cliente: Es muy importante que el proveedor que elijamos nos ofrezca formación, soporte y mantenimiento por si ocurre algún problema o fallo en el futuro, tenemos que observar que tengan una buena atención al cliente y que siempre podamos contar con su ayuda. No nos olvidemos de marcar tiempos de respuesta y horarios de atención.

• Calidad:  Nos deben  proporcionar un servicio de calidad. Es mejor un mal software bien implantado que uno bueno implantado a medias.

Siguiendo estos criterios, también debemos asegurarnos de que nos ofrecen que el software de gestión va a evolucionar tanto en tecnología y funcionalidades, es decir, que sea un producto que tenga la posibilidad de adaptarse a las necesidades actuales de la empresa y a las necesidades y obligaciones futuras.

Javier Vázquez Responsable de Marketing  (Desktop Informática)

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

La mayoría de empresas a pesar de tener sus singularidades comparten problemas similares y recurren a un software de gestión para solucionarlos.  Los problemas más comunes suelen ser:

• Bajos niveles de productividad. Se detecta mediante la comprobación de los ratios de facturacion/persona, con los de la competencia, en bases de datos como einforma, Ardán, etc
• Ausencia de modernización. Departamentos que no usan la tecnología y pierden eficiencia y productividad por carecer de ella.
• (Des)Control de inventarios. El control de stock es fundamental en las empresas de distribución, si no nos podemos fiar de nuestro sistema de información, habrá que analizar las causas, si es por problemas de nuestros procesos o es que nuestro programa no es capaz de integrarlos.
• Falta de organización interna. La falta de organización interna es el problema fundamental de las empresas, hay que tene en cuenta que la introdución de un nuevo software, no va a solucionarlo, incluso se podría agravar. Antes de iniciar cualquier proceso de implantación de software es necesario solventar estos problemas.
• Redundancia de introducción de datos. Es la manera más fácil de detectar la necesidad de cambio, cuando hay personas picando los mismos datos en diferentes fases del proceso general, o incluso diferentes programas.
• Diferentes softwares dentro de la empresa. Está relacionado con el punto anterior, bien en nuestro software, bien en distintos se están introduciendo los mismos datos dos veces.

Estos problemas son los más comunes pero existen muchos otros, la empresa debe precisar con claridad cuáles son,  para que así el software de gestión sea el más adecuado y tenga éxito su implantación.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Como ya comentamos en un post anterior http://dskconecta.net/cultura-empresarial/software-gestion-empresa/ antes de elegir un software de gestión hay que tener en cuenta unos puntos básicos previos a su elección.

Una vez ya elegido el software adecuado, llega el momento de su implantación, un proceso no menos importante. Lo primordial antes de su implantación es tener en cuenta que no es una tarea simple y rápida, pero que a cambio se obtendrá numerosos beneficios para la empresa.

Para evitar que sea más costoso de lo previsto o que se tardara más tiempo en implantarlo, hay que seguir ciertos pasos básicos para su correcta implantación:

  1. Planificar cuidadosamente cada etapa del proceso, es decir la empresa tiene que tener las cosas claras de lo que quiere antes de empezar. En este punto tenemos que definir claramente los objetivos y los procesos que se producen dentro de la empresa. Así los procesos deberemos de:

• Enumerarlos,
• Priorizarlos, y
• Determinar qué información necesitamos en cada uno de ellos para hacer el proceso.

Es muy importante elaborar este plan para así poder transmitir los requisitos específicos al proveedor del software para que tenga claro lo que la empresa necesita, además debemos tener clara la información que tenemos que sacar del programa y asegurarse que el software de gestión lo pueda llevar a cabo.

2. La Comunicación. Es muy importante que sea fluida durante todo el proceso entre la empresa y el proveedor del software, para así poder aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir y evitar problemas mayores. No dude o tenga reparo en pedir ayuda a los proveedores del software, ya que son los que más conocen el producto y mejor le podrán asesorar.

3. Seleccionar las personas  adecuadas dentro de la empresa, a poder ser que tengan experiencia en este tipo de programas, para que sea más fácil su implantación y procurar que estén  implicadas en el proceso. Si no es posible encontrar a personal con experiencia, que la empresa proveedora del software proporcione un programa de formación para los empleados. Es importante designar un responsable de implantación, y que este disponga de los recursos necesarios, sobre todo tiempo.

  4. Desarrollar el software de gestión. Una vez ya aclarado cuales son las necesidades de la empresa, sus objetivos y los procesos que hay dentro de la empresa están ya definidos. Hay que adaptar y configurar el software para que se adecue a ellos, lo que implica que el proveedor del software lo desarrolle para adecuarlo a las peculiaridades de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el software de gestión se seguirá actualizando a medida que la empresa evolucione en el futuro y adaptándose a sus necesidades futuras.

Hay que tener muy en cuenta estos pasos ya que según un estudio realizado en 2013: Más del 50% de las empresas sufren sobrecostes y retrasos en la implantación de su software.

Una vez implantado con éxito en su totalidad el software de gestión: instalada la infraestructura necesaria, migración de datos…  La siguiente etapa será la de mantenimiento y que próximamente haremos hincapié en nuestro blog.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Para ello deberemos formularnos unas ciertas preguntas para conocer mejor nuestras necesidades:

– ¿Cuáles son los procesos clave de la empresa?

Es vital hacer una lista de los procesos que hacemos en la empresa, en todas las empresas se compra, se vende e incluso se transforma o fabrica. Por ejemplo, una distribuidora de perfumería de alta gama y una distribuidora de material médico de elevado precio. Diríamos que ambas son iguales y sus procesos los mismos.

Pues no, la primera centrará sus esfuerzos en la venta y en la actividad comercial pues el margen es elevadísimo 400% o 500%, el proceso fundamental será la venta. En la segunda, el control de stock es fundamental la pérdida de una prótesis de 800€ de coste no es lo mismo que perder un par de gafas de 10€ de coste.

– ¿Cuáles son las particularidades del sector?

Una empresa de distribución de carne o alimentos tiene por obligación llevar una trazabilidad y un control de caducidades. Una distribuidora de material informático tendrá especial cuidado en la obsolescencia de su material. Un almacén de una constructora tendrá como principal objetivo controlar el material que se imputa a cada obra.  No todos los sectores son iguales.

– ¿Cuáles son las perspectivas de futuro de la empresa?

Toda empresa debería de tener definido su plan estratégico, los objetivos planteados (y cuantificados) tienen que ser controlados. Definiendo estas necesidades sabremos las carencias de información, y por lo tanto de nuestro software, y donde tendremos que completarlo y/o sustituirlo.

Si un objetivo estratégico es la implantación de un sistema de control de la tesorería, tendrá que buscar un programa con tesorería o adquirir un módulo. Si mi objetivo es mejorar mis ventas, necesitaré un módulo de CRM.

– ¿Cuáles son las peculiaridades de los clientes y proveedores?

Los que trabajan con El Corte Inglés y otras grandes superficies lo saben. Los requisitos de información y logística de estos son bestiales, muy distintos al del pequeño comercio. Exigirá el EDI para poder trabajar, con lo que nuestro sistema deberá poder enlazar con el mismo.

Si trabajamos con la administración pública tendré que poder enviar factura electrónica.

Si mi proveedor es un monopolio (o casi) y me exige que le introduzca en su sistema los pedidos y facturas, tendré un programa adecuado.

Procesos – Sector – Planificación – Terceros

Haciéndonos estas preguntas encontraremos las respuestas para saber lo que buscamos y necesitamos.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

En el mundo empresarial pasa más de lo mismo, o tu negocio evoluciona con la tecnología existente, o te quedarás atrás respecto a tus competidores lo que te supondrá una pérdida de ingresos importantes.

En España en el ámbito de la tecnología queda mucho camino por recorrer ya que hay que cambiar la forma de pensar. Las empresas, generalmente de pequeño tamaño, son reacias a innovar o a invertir en tecnología pensando en que supone un gran gasto.  También la falta de información respecto a las tecnologías existentes y falta de formación para saber utilizarlas supone un impedimento para su implantación, pero las empresas deben tener claro que la innovación es el presente ya que ayuda a la empresa a ser más competitiva y productiva.

Por eso actualmente ninguna empresa, por pequeña que sea, puede permitirse el lujo de no aplicar la innovación tecnológica, en su justa medida, para mantenerse competitivo y poder abordar los muchos procesos empresariales que, por ejemplo utilizando un software de gestión contable, de facturación, de gestión administrativa, gestión, ERP, CRM …, se gestionan de forma más organizada y eficiente, amén de proporcionar una información básica para el logro de nuestros objetivos.

Analizando el siguiente gráfico de un estudio de Sage sobre la inversión en software empresarial  en 2014.

Observamos que aún solo un 29% de las empresas españolas invirtió en este tipo de software, es decir, aún queda mucho por hacer con respecto a que las empresas inviertan en tecnología.

En definitiva, si queremos ser más competitivos y tener más perspectivas de crecimiento debemos evolucionar a la medida que evoluciona la tecnología.

“La INNOVACIÓN es lo que distingue a un LÍDER de los demás.»

Steve Jobs