Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Recuperado de https://infoautonomos.eleconomista.es/blog/gestion-documental-pymes-autonomos/ – Artículo original de Marina Rivero.

Es esta una de las profesiones de moda, cada vez más empresas cuentan un Controller de gestión en sus equipos. Pero, ¿qué entendemos por Controller de gestión?

A raíz de la inestabilidad financiera vivida en los últimos años ha aumentado de forma significativa la necesidad de contar con la figura del Controller de gestión. Una persona encargada de proporcionar a los directivos de la empresa aquellos instrumentos necesarios para la gestión y la toma de decisiones óptima de la empresa que evite situaciones de desequilibrio. Se trata de un perfil analítico que se centra en obtener datos que luego transforma en información.

A continuación, veremos las funciones que desempeña un controller y por qué tu empresa debería contar con uno.

Las funciones de Controller pueden ser distintas según la empresa o según el sector. En términos generales se encarga del control de gestión de la empresa, su cometido es ayudar a alcanzar los objetivos tanto operativos como estratégicos. Necesita estar en contacto permanente con todos los departamentos de la empresa (Administración, Dirección General, Comercial, Marketing, RRHH, Finanzas, etc.), realizando siempre más que labores de control labores de gestión. Más que mandar hacer, se trata de ayudar a hacer.

La siguiente relación de tareas y responsabilidades abarcan las funciones del Controller en una empresa cualquiera:

• Diseño de la estrategia contable (planes de cuentas, nivel de detalle, etc.).
• Gestión de la planificación (presupuesto, centros de coste, etc.) y seguimiento.
• Cálculo de productividad y rentabilidades.
• Reporting a la dirección y otras fuentes de toma de decisiones internas en la empresa. Elaboración de cuadros de mando.
• Control de los gastos operativos.
• Levantamiento de riesgos y oportunidades de negocio.
• Soporte a la dirección en la toma de decisiones.

¿Qué habilidades necesita tener un Controller de gestión para realizar de manera efectiva su actividad?

• Conocer las dinámicas del sector para el cual trabajan. Esto le ayudará a entender las cuestiones que se van a plantear en el día a día, los objetivos de la empresa y, tomar así las mejores decisiones.
• Conocimientos ofimáticos. Dominio de Excel y de bases de datos.
• Conocimientos contables y administrativos. Mayoritariamente cuentan con formación en Económicas o Empresariales. Más allá de la clásica contabilidad financiera, el controller debe saber realizar análisis a niveles de costes
• Optimización de procesos.  Siempre con el objetivo de mejorar, analiza los procesos de la empresa y los rediseña para hacerlos más óptimos.
• Conocer herramientas de planificación estratégica.
• Estar familiarizado con los ERP.

¿Cómo ayuda en la pyme tener un Controller?

Es primordial que el Controller tenga vocación analítica, analiza la cuenta de resultados y ayuda a diseñar una estrategia que ayude a mejorarlos, tanto si éstos son satisfactorios pero mejorables como si no lo son.

“El controller es un vigilante y un guía, que vela para que el negocio vaya por la senda de que lleva hacia la rentabilidad y el éxito empresarial y que, en caso de desviarse, propone soluciones para retomar el camino correcto. Un controller, además, es un perfil ideal para iniciar nuevas aventuras empresariales, como es el caso de la apertura de nuevos mercados o el arranque de un proceso de internacionalización del negocio.” (BBVA)

Si eres de los que hace una lista con todas las tareas que hacer durante el día o la semana, utilizar un gestor de tareas puede influir más de lo que crees en tu productividad. Pero, ¿qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es sencillamente una lista avanzada en la que plasmamos todas las diferentes acciones que vamos a realizar en nuestro día a día. Son aplicaciones orientadas a mejorar nuestra productividad haciéndonos más eficientes. Podemos anotar de todo: tareas del trabajo, cosas pendientes en casa, listas de la compra…

En la actualidad, existen infinidad de soluciones en el mercado. Escoger aquella que se nos adapte mejor no es fácil. Reunimos en este post los cinco mejores gestores que puedes usar en iOs, Android, Windows y macOS.

 Any.do. Probablemente, la más sencilla de todas. Ofrece todas las características que puedes necesitar para el día a día. Además, está pensada para ser rápida, intuitiva y eficaz. Se integra con Google Calendar, es gratuita y está disponible para múltiples plataformas: iPhone, iPad, Android y web.

Omnifocus. Es una de las mejores aplicaciones de la App Store si trabajas con proyectos complejos y múltiples tareas. Está pensada para usuarios intensivos, eso sí, tiene un coste:   desde 39 dólares tanto la versión para Mac como su complementaria en iOS.

Things 3. Things 3 es una de las mejores aplicaciones para gestión de tareas que se ofrecen en la App Store y la Mac App Store. Pero, también tiene un coste: 9,99 dólares (iPhone); 49,99 dólares (macOS); y 19,99 dólares (iPad).

To-Do. Destaca por su diseño y el amplio número de plataformas en las que está disponible. Es gratuita y está disponible tanto para iPhone como para Android y Windows. También se puede acceder desde la web.

Todoist. Una de las mejores alternativas, sin lugar a dudas. Hace uso de la inteligencia artificial para estructurar y organizar de una forma más eficaz nuestras tareas, se integra con Google Calendar y cuenta con características muy útiles como hashtags o detección inteligente de texto. Está disponible para iPhone, iPad, Android, macOS y Windows.

Fuente: Hipertextual; XatakaAndroid

A menudo hablamos de productividad pero no nos paramos en explicar de lo que realmente se trata y de como conseguir aumentarla.

Para empezar la productividad es la relación entre lo que se produce y los medios empleados para producir (energía, tiempo, trabajo …) Una mejora en la productividad produce una mejora en la eficiencia, eficacia y mayor rentabilidad para la empresa.

Tradicionalmente las empresas españolas sufren una menor productividad en comparación con los demás países europeos. Debido a diversos motivos como por ejemplo:

• Utilización de tecnología obsoleta: Muchas empresas carecen de equipos informáticos actualizados y de herramientas informáticas necesarias para realizar las tareas. Esta falta de inversión en tecnología, hace que los empleados tarden más en realizar su trabajo debido a la lentitud de sus ordenadores y de no utilizar programas de gestión adecuados para facilitar las tareas del día a día.
• Excesiva rigidez de horarios. En las empresas españolas se sigue teniendo la creencia de que trabajar más horas se es más productivo y, según los últimos estudios, tener una jornada más racional y flexible, que permita la conciliación laboral, hace que los trabajadores sean más productivos.
• Deficiente formación: Es necesario que los empleados de la empresa estén en constante formación para mejorar sus habilidades y que adquieran nuevas competencias. Gracias a una formación de calidad se consigue una mejora del empleado lo que retribuye positivamente en la empresa.
• Mala planificación: En toda empresa deberá existir una planificación previa a la realización de tareas y realizar un seguimiento para saber su cumplimiento. la no existencia de una correcta planificación provocará grandes pérdidas de tiempo y en una pérdida de control de los empleados al no saber que tareas realizan.
• Falta de comunicación interna: En muchas empresas la falta de comunicación hace cometer grandes errores que acarrean duplicidad de tareas y falta de coordinación. Con una comunicación interna eficiente se consiguen mejores resultados ya que incita la colaboración entre empleados.
• No Simplificar las tareas: Tener procesos más complejos  perjudica la evolución de nuestra empresa. Por ello como indicamos en este post: http://dskconecta.net/cultura-empresarial/simplificar-en-la-empresa/ simplificar las tareas repercutirá positivamente en nuestra empresa.

Estos factores negativos están muy presentes en las actuales empresas españolas, se pierde productividad como vemos en el siguiente gráfico respecto a los demás países europeos.

Para mejorar la productividad las empresas españolas deberán invertir en nuevas tecnologías para seguir creciendo y adaptarse a la evolución del mercado y de la competencia, además invertir tiempo para formar a los empleados en utilizarlas.

También deberán esforzarse en mantener a los empleados motivados para que realicen bien su trabajo, tener empleados más contentos hará que sean más productivos.

Otro factor para mejorar la productividad es que el gerente de la empresa sepa delegar y no intentar realizar todas las tareas, porque para avanzar se necesita ceder algunas tareas y responsabilidades. También hay que tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas.

Conclusión: el incremento de la productividad es un factor clave para la rentabilidad de la empresa y se puede conseguir sin hacer grandes inversiones por ejemplo, mediante la racionalización de horarios, motivando a nuestros empleados y formándolos (la formación está bonificada por la Seguridad Social).

«La productividad no es un accidente, siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, planificación inteligente y esfuerzo concentrado»  

Paul J. Meyer Autor del libro: El poder de fijar metas.

Para estar más informados visite nuestra página web: http://www.idsk.es

Ahora con la llegada del verano muchas empresas aplican la jornada intensiva. En este artículo queremos analizar las numerosas ventajas que supondría aplicar este tipo de jornada el resto del año en las empresas españolas.

Está claro que este cambio supondría un cambio cultural debido a que en este país aún hay la creencia de que si estás más horas en el trabajo serás más productivo y será más beneficioso para la empresa. Pero lo que ocurre en realidad es que en la mayoría de casos se produce lo que es el llamado presentismo laboral que es pasar más horas en el puesto de trabajo para de algún modo asegurarse el trabajo, pero al fin y al cabo es estar sin hacer nada solo por el mero acto de estar.

Un claro ejemplo de que la jornada intensiva es beneficiosa es que en Iberdrola se implantó este modelo y como explica en el siguiente enlace http://politica.elpais.com/politica/2014/12/26/actualidad/1419616033_794119.html presenta numerosas ventajas:

• Reducción del absentismo laboral
• Reducción de accidentes en el trabajo
• Mayor productividad
• Mejor conciliación laboral y familiar

En concreto, en el caso de Iberdrola, según el directivo que llevó a cabo la implantación, mide así el éxito de la medida: “Hemos mejorado la productividad y ganado más de medio millón de horas de trabajo anuales. Hemos reducido en un 20% el absentismo y un 15% los accidentes laborales”

Otra de las ventajas de aplicar la jornada intensiva es que el trabajador estará más contento y eso repercutirá positivamente en la empresa y al poder descansar mejor rendirá más en su puesto de trabajo. Tomando como ejemplo otros países de nuestro entorno Alemania, Bélgica o Holanda trabajan menos horas y son más productivos ya que tienen horarios laborales más racionales, entran antes, pero acaban mucho antes que nosotros.

Por eso queda claro que para que las empresas sean más eficientes y productivas y puedan competir con los demás países debemos adaptarnos y aplicar este tipo de jornada en la medida de lo posible, hay otros sectores como el de los comercios o el de hostelería que es más complicado debido a las singularidades de estos sectores.

Además, es una medida gratuita, no supone ningún gasto o inversión para la empresa con lo que está al alcance de todas.

» Esta claro que los cambios cuestan al principio, pero son necesarios.»